Reconstrucción de documentos contables.

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Veleros Hotel Boutique.

CONSULTA (TEXTUAL)

“En mi calidad de Representante Legal de un Sociedad Ltda, me dirijo a ustedes amablemente para solicitarles un concepto técnico de acuerdo a la aplicación de las normas internacionales NIIF en Colombia.

HECHOS

1.- En abril de 2019, recibí la gerencia de una sociedad, que, como consecuencia de una sucesión, cambio el control de la misma.

2.-La sucesión duro más de 16 años en trámite, a consecuencia de división entre herederos Matrimoniales y extramatrimoniales.

3.- Como consecuencia de esa división la gerente saliente (heredero), no hizo empalme ni entrego información ni financiera, ni contable, ni de bienes.

4.- Después de varios requerimientos y procesos ante la Superintendencia de Sociedades, la gerente saliente, entrego una información financiera como contable, papeles que, de conformidad con el actual contador, no se puede tener como la contabilidad de la empresa, por cuanto no entrego soportes físicos, notas a los estados, ni información en medios electrónicos donde se pueda verificar, validar o confirmar saldos y datos suministrados.

5.- Para consolidar y arrancar con la contabilidad de la empresa, la nueva profesional que se hizo cargo de la contabilidad, partió de la información entregada y de las declaraciones de renta encontradas en la DIAN desde el año 2012 al 2018 y reevaluar los activos de acuerdo a lo certificados en el avaluó catastral, la ajusto a las normas internacionales NIIF, con lo cual considere que el tema contable estaba superado.

6.- El año pasado una funcionaria de la SuperSociedades en uno de los procesos que la sociedad tramita ante dicha entidad, para la entrega de la información por la Administradora saliente de la sociedad, nos solicita que le enviemos la contabilidad realizada y ajustada de la empresa y en un requerimiento posterior me solicita que debo ajustar la contabilidad de los años 2015 a 2018 a las normas internacionales así como denunciar perdida de libros y de la información no recibida so pena de sanciones pecuniarias consecutivas.

7.- Ante la imposibilidad de encontrar la información contable y financiera, por cuanto la gerente saliente se ha negado sistemáticamente a la entrega y, que no puedo poner denuncias de libros por cuanto a mí no se me han perdido, y ante la inminente sanción de la SuperSociedades por no cumplir con sus requerimientos, acudo a su sabia experiencia y conocimiento para que nos regalen un concepto de cómo actuar ante esta situación.”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En el anexo 6 del DUR 2420 de 2015 en relación con la pérdida de la información contable se establece:

“ARTICULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCION DE LOS LIBROS.

El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”