Certificado de ingresos y retenciones. Ingresos gravables. Gastos de representación pagados por una entidad pública.

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Mediante el radicado de la referencia el peticionario consulta si los gastos de representación pagados por una entidad pública a sus trabajadores se deben reportar en el renglón 36 o en el renglón 43 del Formulario 220 “Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones”.

Lo anterior, bajo el supuesto de gastos de representación que se incluyeron como factor salarial.

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica, por lo que corresponderá al peticionario definir, en su caso puntual, las obligaciones sustanciales y formales a las que haya lugar.

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En relación con la certificación de ingresos y retenciones en la fuente, se plantea el caso de los trabajadores que terminaron contrato en el año 2020, pero su liquidación fue consignada en el año 2021, preguntándose en qué año se deben certificar estos valores.

Los artículos 378 y 378-1 del Estatuto Tributario disponen que los agentes de retención en la fuente deberán expedir el correspondiente certificado de ingresos y retenciones a nombre del sujeto pasivo materia de retención, según el formato que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Los conceptos por los diferentes pagos que eventualmente puede realizar un empleador o contratante están claramente diferenciados en el Formulario 220 “Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones”. Es así como para el año gravable 2021 el formulario prescrito mediante la Resolución DIAN No. 000029 del 2 de marzo de 2022, en los renglones 36 y 43 indica:

“36. Pagos por salarios o emolumentos eclesiásticos: escriba el valor total de los pagos por salarios efectivamente realizados durante el período a toda persona natural residente en el país cuyos ingresos provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria.

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¿En un contrato de mandato sin representación, el mandatario puede detraer de su impuesto sobre la renta las retenciones que soportó por cuenta del mandante en desarrollo del negocio jurídico de mandato?

Según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo (en adelante CST), constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. Se consideran emolumentos eclesiásticos los pagos o abonos en cuenta ya sean en dinero o en especie que se realicen en forma directa o indirecta con el propósito de compensar o retribuir el servicio personal del ministro del culto, sin distinción de la forma en que este se denomine y de la orientación o credo religioso que profese.

En esta casilla no incluya los valores correspondientes a los conceptos comprendidos en las casillas 38 a 45.

(…)

43. Pagos por gastos de representación: escriba el valor total de los pagos efectuados en el período al trabajador a título de gastos de representación. (…)”. (Negrilla fuera de texto)

Si bien el concepto de “salario” establecido en la legislación laboral es diferente al concepto de ingreso laboral en materia fiscal, según lo dispuesto en el artículo 103 del Estatuto Tributario, en el Formulario 220 se establece una diferencia entre los valores pagados a título de salarios y gastos de representación. Por esta razón, ante la claridad de los conceptos se deberá diligenciar la información en los renglones correspondientes. Es importante destacar que la información consignada en las casillas 36 a 49 del mencionado formulario hace parte de los ingresos brutos pagados.

Por su parte, el renglón 55 refleja el valor de la retención en la fuente practicada, la cual es el resultado del análisis que debió realizar el agente de retención del tipo de ingreso, el procedimiento y la tarifa aplicable en cada caso particular (principalmente lo dispuesto en los artículos 383 a 388 del Estatuto Tributario).

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¿Un contribuyente que haya declarado un ingreso en el año gravable 2016, cuya retención en la fuente se haya practicado y certificado para el año gravable 2017, podría incluir la retención en la fuente en la declaración de Impuesto Sobre la Renta del año gravable 2017?

Sobre esto último y, tratándose de gastos de representación, es importante precisar que los pagos por este concepto no están considerados per se cómo renta exenta, razón por la cual se consideran ingreso gravable desde la perspectiva tributaria. De esta regla se exceptúan, por ejemplo, los pagos que cumplan con los supuestos del numeral 7 del artículo 206 del Estatuto Tributario. La redacción actual de dicho numeral consagra como renta exenta el 50% del salario de los Magistrados de los Tribunales, sus Fiscales y Procuradores Judiciales a título de gastos de representación y el 25% para el caso de los Jueces de la República.

Por último, se adjunta para su conocimiento y fines pertinentes copia del Oficio No. 901062 – int 404 del 6 de abril de 2020, doctrina que precisa algunos aspectos relacionados con la retención en la fuente por prestación de servicios personales, en relación con reembolsos de gastos y el tratamiento de las remuneraciones por transporte, manutención y alojamiento.

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