Libros de contabilidad - Libros de contabilidad no requieren inscripción en el registro mercantil.

¿Qué implicaciones jurídicas, administrativas y sancionatorias conllevaba para una sociedad el hecho de no inscribir sus libros de contabilidad en la Cámara de Comercio correspondiente, antes de la entrada en vigencia del Decreto Ley 019 de enero de 2012?

Posición doctrinal actual

Sea lo primero observar que la obligación de llevar contabilidad está directamente relacionada con la obligación de conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades, obligación que confirma el artículo 50 del Código de Comercio, cuando dispone que la contabilidad debe llevarse de manera que suministre una historia clara completa y fidedigna de los negocios del comerciante; a su vez, se advierte del artículo 68 del Código de comercio, que “Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente…”

En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable.”

Por tanto, más allá de las sanciones que se pudieren acarrear por el incumplimiento de la obligación legal descrita, aspecto que no le comete a la Entidad calificar en esta instancia, el problema de fondo es de orden legal administrativo, por cuanto la sociedad como persona jurídica, necesariamente establece para el ejercicio de su objeto social una serie de relaciones tanto internas como externas, que se traducen en hechos económicos, los que deben cuantificarse y acreditarse dentro de un período determinado, que deberá materializarse a través de asientos contables justificados con los comprobantes y los soportes respectivos, lo que en últimas se traduce en un problema de carácter probatorio, frente a sus socios, frente a terceros interesados, como empleados, contratistas, proveedores o entidades del estado.

Así pues, con anterioridad a la expedición del Decreto 019 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, el articulo 28 numeral 7° del Código de Comercio, consagraba la obligación de inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil, obligación que el referido decreto suprimió; en tal virtud, a partir de su vigencia, la Superintendencia de Sociedades, procedió a expedir la circular Externa 100-000001 del 06 de marzo de 2012, en la que entre otros aspectos, con el fin de resolver situaciones de orden práctico que pudieran presentarse frente al registro de las anotaciones contables, anteriores a la expedición del decreto, dispuso lo siguiente:

“OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.

A partir de la expedición del Decreto 019 de 2012 las Cámaras de Comercio no cuentan con facultad para inscribir libros de contabilidad y de junta directiva. Los administradores son responsables por la omisión del registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible.

No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresión, el administrador dejará constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en archivos electrónicos.

Si no cuenta con ningún folio inscrito en el registro mercantil, levantará un acta firmada por el representante legal y el contador de la compañía en la que indicarán tal circunstancia y procederán a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios físicos o electrónicos.

Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros no inscritos.

Esta opción, deberá estar acompañada de una nota en la que el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de hechos económicos anteriores a la vigencia del Decreto 019 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercantil”.

Por su parte, el numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipulaba que la inscripción de los libros de contabilidad, podría solicitarse en cualquier tiempo, advirtiendo que los actos y documentos sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción, lo que a juicio de esta Oficina, supone que además de la inoponibilidad de los registros contables, el no registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, podría comportar la pérdida de su valor probatorio al no estar ajustados a las prescripciones legales; omisión que además, podría acarrear para la sociedad y sus administradores, las sanciones que contempla el Numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, según el cual esta superintendencia cuenta con la facultad de imponer multas, sucesivas o no, a quienes incumplan la ley, los estatutos sociales o las instrucciones por ésta impartidas.

A su turno es importante indicar que el artículo 68 del Código de Comercio, fue derogado por el artículo 264 de la ley 1564 del 12 de julio de 2012 (Código General del Proceso), en relación con la EFICACIA PROBATORIA DE LOS LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO, a cuyo tenor se tiene: (…)

“Artículo 264 Libros de comercio. “Los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí.

En las demás cuestiones, aun entre comerciantes, solamente harán fe contra quien los lleva, en lo que en ellos conste de manera clara y completa, y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros solo constituyen un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas. “La fe debida a los libros es indivisible.

En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude.

“Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles solo tendrán valor en su contra. Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.

Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros. “En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:

“1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos

“2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión.

“3. Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros.

“4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y

“5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no los lleva, los oculta o no los presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario. “Con todo, si una parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá conforme a ellos.”

Finalmente, se sugiere tener en cuenta que las implicaciones tributarias son de competencia de la Dian, organismo al que deberá dirigir la solicitud relacionada con este aspecto.