Periodicidad de la trasmisión del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en forma electrónica.

CONCEPTO 128

DEL 30 DE ENERO DE 2023

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Bogotá, D.C.

Cordial saludo, señor Hernández.

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario consulta:

“(…) si tengo una empresa donde recibo varios reembolsos de empleados, y estos soportes tienen fecha de un mes anterior al de la causación, estos gastos e impuestos dejarían de ser deducibles a la luz del articulo (sic) 107, 771-2 del ET, teniendo en cuenta que la fecha de la cuenta de cobro o documento del proveedor no obligado a facturar sea distinta a la fecha del documento soporte? (…)

por otro lado debe haber un orden cronológico en la expedición de los documentos soportes? es decir si tengo el consecutivo 4 con fecha 05 de septiembre pero el 5 lo tengo con fecha de 2 de septiembre, esto me afectaría en la deducibilidad del gasto o iva descontable? (…)” (subrayado fuera de texto)

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Para efectos de lo consultado se deberá atender lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, disposición que señala como unos de los requisitos que debe cumplir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para efectos de soportar costos, deducciones o impuestos descontables, los siguientes: (i) “Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento” (subrayado fuera de texto) y (ii) “Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico” (subrayado fuera de texto).

Asimismo, resulta apropiado traer a colación lo señalado en el Descriptor 4.1.5 “PERIODICIDAD DE LA TRASMISIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES CON SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE GENERADO EN FORMA ELECTRÓNICA” del Concepto Unificado No. 0106 de 2022 – Obligación de Facturar y Sistema de Factura Electrónica:

“De conformidad con la Resolución DIAN No. 000167 de 2021 (…) respecto a la periodicidad en la generación y transmisión electrónica del citado documento soporte los artículos 2o y 10o disponen:

“Artículo 2. Generación electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste. De conformidad con lo establecido en el inciso 3° del artículo 771-2 del estatuto tributario, el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, deberán generarse y transmitirse en forma electrónica por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado de que trata el artículo 3o de esta resolución, así:

2.1. Por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o

2.2. Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente”.

(…)

“Artículo 10. Transmisión para la validación. La transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8o de esta resolución, que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, por el sujeto de que trata el artículo 3o de esta resolución a la unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales, DIAN, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».

Parágrafo. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al que se refiere el artículo 2o de la presente resolución, deberá transmitirse para validación de la unidad administrativa especial dirección de impuestos y aduanas nacionales, DIAN, así:

En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o

A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente”.

Así las cosas, es claro que, a efectos de la legislación tributaria vigente, la generación y transmisión para validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá realizarse conforme a las normas anteriormente citadas, independientemente de los acuerdos de las partes involucradas, toda vez que los convenios entre particulares no son oponibles al fisco (cfr. artículo 553 del Estatuto Tributario).

En consecuencia, de acuerdo con el numeral 1 del parágrafo del artículo 10 de la Resolución DIAN No. 000167 de 2021 el sujeto obligado -facturador electrónico- deberá transmitir para validación el documento soporte objeto del presente análisis por cada una de las operaciones individualmente consideradas en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente en la fecha de la operación celebrada.

Por su parte, el numeral 2 del mismo parágrafo habilita al sujeto obligado -facturador electrónico- a transmitir para validación el mencionado documento soporte a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

En consecuencia, cada responsable deberá determinar, de conformidad con el alcance de sus operaciones y responsabilidades en materia tributaria, el momento exacto en el que debe generar y transmitir para validación el mencionado documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar, teniendo en cuenta lo señalado en la ley y en su reglamento.” (subrayado fuera de texto)

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” – “Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

ALFREDO RAMÍREZ CASTAÑEDA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Bogotá, D.C.

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