CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) En un conjunto de propiedad horizontal, se autorizó tener una caja menor de $500.000 pesos m/cte.
presentándose dos situaciones:
- la contadora contabiliza la caja menor registrando los gastos contra la cuenta de la caja menor y cuando se termina la caja menor vuelve y contabiliza la caja contra el banco. Esto hace que la caja menor en los Estados financieros cada mes tiene un saldo diferente.
- la revisora Fiscal dice que se contabiliza una sola vez para crear el fondo de la caja por $500.000, registrando contablemente cuenta de la caja menor contra la cuenta del banco, todos los meses siempre el saldo es de $500.0000 valor que no cambia, a menos que se aumente o cancele la caja menor.
Para cumplir con el principio de causación y la legalización de la caja menor las diferentes facturas se debe llevar al gasto contra una cuenta por pagar a nombre de la administradora que debe ser la responsable de esta caja y cuando se rembolse será cuenta por pagar contra la cuenta del banco, de esta forma el saldo la cuenta de caja menor siempre está en $500.000. (…)
“Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto establecido. (…)
Del tratamiento anterior se evidencia que el Fondo de Caja Menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se reconocen reembolsos por gastos, por lo que se considera un fondo fijo.