El mandatario y la expedición del documento soporte en la adquisición de bienes a sujetos no obligados a facturar

Introducción

En el marco de la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, surge la necesidad de que el mandatario, en calidad de representante del mandante, genere el documento soporte correspondiente. En este artículo, exploraremos la importancia y la responsabilidad del mandatario en la expedición de dicho documento, así como su relación con el contrato de mandato y las implicaciones tributarias pertinentes.

El contrato de mandato y la certificación de costos

El contrato de mandato establece una relación jurídica en la que una persona, denominada mandante, confiere poderes a otra, conocida como mandatario, para que actúe en su nombre y representación. Dentro de este marco, se exige que el mandatario expida una certificación al mandante, donde se consignen los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones a los que este último tiene derecho. Esta certificación debe detallar la cuantía y el concepto de los mencionados aspectos relacionados con las adquisiciones de bienes y/o servicios realizadas en cumplimiento del mandato.

La generación del documento soporte como consecuencia lógica

Aunque el Decreto 1625 de 2016 no desarrolla expresamente la generación del documento soporte en el contexto del contrato de mandato, es una consecuencia lógica y necesaria en la ejecución de dicho contrato. El mandatario, por su rol activo en la adquisición de bienes y/o servicios, es quien posee un conocimiento detallado de estas transacciones. Por lo tanto, le corresponde generar el documento soporte para sustentar los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de dichas adquisiciones realizadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

La obligación del mandatario según el Concepto Unificado 106 del 2022

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió el Concepto Unificado 106 del 2022, el cual aborda la obligación de facturar y el sistema de factura electrónica, en relación con la obligación del mandatario de generar el documento soporte en las adquisiciones de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Dicha obligación está respaldada por la necesidad de cumplir con la certificación mencionada anteriormente, la cual tiene implicaciones tributarias para el mandante.

Importancia de la generación del documento soporte

La generación del documento soporte en la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a facturar reviste una gran importancia tanto para el mandante como para el mandatario. A continuación, se destacan algunos aspectos relevantes:

Cumplimiento tributario

La generación del documento soporte permite al mandatario y al mandante cumplir con las obligaciones tributarias correspondientes. Al contar con un respaldo documental adecuado, se facilita la declaración y justificación de los costos, deducciones o impuestos descontables ante la autoridad fiscal competente.

Control y transparencia

El documento soporte proporciona un mecanismo de control y transparencia en las transacciones realizadas por el mandatario en nombre del mandante. Permite documentar de manera detallada las adquisiciones de bienes y/o servicios, lo cual es fundamental para llevar un registro preciso de las operaciones y evitar posibles inconvenientes en el futuro.

Respaldo legal

La generación del documento soporte se fundamenta en la normativa tributaria y en el contrato de mandato. Al emitir dicho documento, el mandatario respalda de manera legal las operaciones realizadas en cumplimiento de su representación. Esto brinda seguridad jurídica tanto al mandante como al mandatario.

Conclusiones

La generación del documento soporte en la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente es una responsabilidad del mandatario en el marco del contrato de mandato. Dicha generación es una consecuencia lógica y necesaria para respaldar los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de estas transacciones. La DIAN, a través del Concepto Unificado 106 del 2022, ha ratificado la obligación del mandatario en este sentido. Este documento tiene una importancia significativa en el cumplimiento tributario, el control y la transparencia de las operaciones, así como en el respaldo legal de las mismas.