¿Cuáles son los requisitos esenciales para la transición de actas físicas a digitales, según la normativa vigente?

El proceso de migración hacia la digitalización de los libros de comercio y la utilización de firmas digitales para actas de junta directiva y asambleas de accionistas plantea diversas interrogantes sobre los lineamientos y requisitos que deben regir esta transformación.

Al abordar las inquietudes planteadas, se observa que la normativa pertinente incluye el Decreto 1074 de 2015, específicamente en su Capítulo 39 sobre el Registro de Libros Electrónicos. Este capítulo establece condiciones y requisitos para el archivo electrónico, definiendo los libros de comercio en medios electrónicos como documentos en forma de mensajes de datos, donde los comerciantes registran sus operaciones mercantiles.

En cuanto a la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos en las Cámaras de Comercio, se destaca la obligación de llevar a cabo este proceso en la Cámara correspondiente al domicilio del comerciante, utilizando plataformas electrónicas autorizadas.

Además, se enfatiza en la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como en la responsabilidad del comerciante en el diligenciamiento y veracidad de los datos.

En el ámbito de los requisitos para el registro de libros de comercio en medios electrónicos, se establece la inclusión de mecanismos de firma digital, ya sea por parte del comerciante o de la Cámara de Comercio.

Se detallan los elementos que deben constar en la constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio, destacando la información relacionada con la presentación, inscripción, identificación del comerciante, nombre del libro y su uso.

Finalmente, ante la transición de actas físicas a digitales, se subraya la necesidad de anular las páginas no utilizadas del libro físico que precede al electrónico.

Este proceso debe llevarse a cabo con la presentación del libro físico o con certificados del revisor fiscal o contador público, conforme al procedimiento establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

Normatividad:

Norma	Contenido
Decreto 1074 de 2015, Capítulo 39	Establece condiciones y requisitos para el archivo electrónico, definiendo los libros de comercio en medios electrónicos como documentos en forma de mensajes de datos para el registro de operaciones mercantiles.
Decreto 1736 de 2020 modificado por el Decreto 1380 de 2021	Establece la competencia de la entidad, enmarcada en el numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, junto con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y sus funciones respecto a consultas externas.
Ley 527 de 1999	Define el archivo electrónico y la firma digital, estableciendo requisitos para la conservación de documentos electrónicos.
Ley 2069 de 2020	Asigna a la Superintendencia de Sociedades funciones de inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio.
Decreto 410 de 1971	Regula la posibilidad de llevar libros electrónicos que garanticen la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, de acuerdo con la reglamentación del Gobierno Nacional.

Pregunta: ¿Cuáles son los requisitos esenciales para la transición de actas físicas a digitales, según la normativa vigente en Colombia?

Respuesta: La transición de actas físicas a digitales está regida por la normativa colombiana, específicamente el Decreto 1074 de 2015 y el Decreto 410 de 1971, que establecen condiciones como la inclusión de mecanismos de firma digital, la anulación de páginas no utilizadas en el libro físico y la responsabilidad del comerciante en el diligenciamiento y veracidad de los datos. Además, se destaca la necesidad de cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999 para la conservación de documentos electrónicos.

SS-220-266001-PD