En relación con la solicitud presentada mediante escrito en esta entidad, referente al registro de un Libro de Actas con páginas ya diligenciadas, la Superintendencia de Sociedades emite conceptos de carácter general y abstracto según el derecho de petición en la modalidad de consulta.
No obstante, al tratarse de una intervención en un trámite particular y concreto, esta Oficina carece de competencia consultiva para involucrarse en las competencias de las autoridades en un caso específico.
El Decreto 2420 de 2015, en sus artículos 9, 14 y 15, establece que, cuando la ley lo exija, los libros deben registrarse previamente antes de su diligenciamiento, y solo se pueden registrar libros en blanco. Además, el Anexo 6 del mismo decreto establece condiciones para la anulación de folios y la autenticación de hojas removibles.
En relación con los Libros de Actas, el artículo 14 del mencionado decreto permite que los entes económicos asienten en un solo libro las actas de sus órganos colegiados. Además, el artículo 15 establece cómo corregir errores de transcripción y la anulación de folios.
La Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022, emitida por la Superintendencia de Sociedades, instruye a las Cámaras de Comercio sobre la constancia a insertar en los libros registrados, la autenticación de hojas útiles y el proceso de inscripción de nuevos libros.
Pregunta: ¿Cuál es el procedimiento para registrar un Libro de Actas que ya tiene páginas diligenciadas?
Respuesta: De acuerdo con la normativa, cuando la ley lo exige, los libros deben registrarse previamente antes de su diligenciamiento. Sin embargo, en casos específicos, se debe demostrar la necesidad de registrar un nuevo libro, ya sea porque al anterior le faltan pocos folios o debe ser sustituido por causas ajenas al ente económico, debidamente probadas con el propio libro, certificado del revisor fiscal o contador público.
Normatividad:
| Normativa | Contenido |
|---|---|
| Decreto 2420 de 2015 | – Artículo 9: Establece requisitos para el registro de libros, indicando que deben registrarse previamente ante las autoridades competentes. |
| – Artículo 14: Regula la asentación de actas en un solo libro para órganos colegiados, distinguiendo cada acta con el nombre del órgano y numeración sucesiva. | |
| – Artículo 15: Establece cómo corregir errores de transcripción y la anulación de folios, especificando que los errores se deben salvar mediante anotaciones y la anulación con indicación de la causa. | |
| Circular Externa No. 100-000002 (2022) | – Instrucciones a Cámaras de Comercio sobre libros de comercio, indicando que se insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado. |
| – Autenticación de hojas útiles mediante sello de seguridad. | |
| – Proceso de inscripción de nuevos libros, requiriendo acreditación de que los existentes faltan pocos folios o deben ser sustituidos por causas ajenas al propietario. | |
| Respuesta de la Superintendencia de Sociedades | – Destaca que la ley exige el registro previo de libros antes de su diligenciamiento, y solo se pueden registrar libros en blanco. |
| – Enfatiza la necesidad de demostrar la justificación para registrar un nuevo libro, ya sea por falta de folios en el anterior o sustitución por causas ajenas, con pruebas como el propio libro o certificados del revisor fiscal o contador público. |
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