Sabía usted que el derecho de inspección en propiedad horizontal puede ejercerse dentro de los 15 días hábiles antes de la asamblea, al igual que en sociedades por acciones?

16 octubre, 2024 admin Comercial, Contable 0

Conservación de Documentos y Derecho de Inspección en Propiedad Horizontal

Concepto CTCP 306 de 2024

Aspectos importantes

A continuación, se detallan las tres ideas principales del texto:

Aspectos importantesDesarrollo de cada aspecto
Conservación de documentos contables y no contablesLas propiedades horizontales deben conservar los libros y papeles contables por un período de 10 años, conforme a la Ley 962 de 2005 y el Artículo 60 del Código de Comercio. No existe una ley específica para la conservación de información no contable.
Derecho de inspección de documentosLos propietarios de inmuebles dentro de una propiedad horizontal tienen derecho a inspeccionar los libros contables y otros documentos dentro de los 15 días hábiles previos a la asamblea. El plazo se asimila al de las sociedades por acciones.
Autorizaciones de tratamiento de datos personalesNo existe una normatividad específica sobre el tiempo de conservación o el proceso de destrucción de autorizaciones de tratamiento de datos personales en propiedad horizontal.

Normatividad

NormatividadDescripción
Ley 962 de 2005Establece la conservación de libros y papeles contables por 10 años.
Artículo 60 del Código de ComercioIndica los términos para la conservación de documentos contables y su posible destrucción después de 10 años.
Ley 675 de 2001Régimen de propiedad horizontal, donde se menciona el derecho de inspección para propietarios.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido un concepto sobre la conservación de documentos y el derecho de inspección en las propiedades horizontales. En cuanto a los documentos contables, se deben conservar por un período de 10 años conforme a la Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio. Sin embargo, no hay una normativa clara sobre la conservación de información no contable, por lo que se recomienda establecer políticas internas para su gestión.

Respecto al derecho de inspección, los copropietarios pueden acceder a los libros contables y documentos de la copropiedad 15 días hábiles antes de la asamblea. Este derecho es similar al que se ejerce en sociedades por acciones, según el CTCP. Además, el concepto sugiere que el acceso a la información debe facilitarse en cualquier momento según el Ministerio de Vivienda.

En cuanto a las autorizaciones de tratamiento de datos personales, no existe una normativa específica sobre los plazos de conservación o el proceso de destrucción. El CTCP aclara que no tiene competencia para abordar estos temas y sugiere consultar regulaciones adicionales.

Comparación antes y después del pronunciamiento del CTCP

AspectoAntes del pronunciamientoDespués del pronunciamientoCambios
Conservación de documentosExistían dudas sobre los plazos de conservación de documentos contables y no contables.Se establece un plazo claro de 10 años para documentos contables, pero se deja abierta la regulación para documentos no contables.Clarificación de plazos para documentos contables y sugerencias para documentos no contables.
Derecho de inspecciónNo había claridad sobre cuándo podía ejercerse el derecho de inspección.Se aclara que puede ejercerse dentro de los 15 días hábiles antes de la asamblea, similar a las sociedades por acciones.Establecimiento de un plazo concreto para el derecho de inspección.
Tratamiento de datos personalesNo había información clara sobre cómo tratar las autorizaciones de tratamiento de datos.No se establece una normatividad específica, pero se sugiere que la regulación actual no aplica a propiedades horizontales.No hubo un cambio significativo.

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Preguntas frecuentes

#PreguntaRespuesta
1¿Cuál es el tiempo mínimo para conservar documentos contables en una propiedad horizontal?El tiempo mínimo es de 10 años, según la Ley 962 de 2005 y el Código de Comercio.
2¿Qué se recomienda para la conservación de documentos no contables?Se recomienda que cada copropiedad establezca políticas internas para la conservación de estos documentos.
3¿En qué momento se puede ejercer el derecho de inspección?Se puede ejercer dentro de los 15 días hábiles antes de la asamblea de copropietarios.
4¿Existe normatividad específica para el tratamiento de datos personales?No hay una normatividad específica para la propiedad horizontal en este tema.

Ejemplo práctico

Imagina una propiedad horizontal residencial que guarda sus libros contables por más de 10 años, sin tener una política interna clara sobre cuándo destruir documentos. Al aplicar las recomendaciones del CTCP, establecen un plazo de conservación de 10 años para documentos contables y 5 años para otros documentos importantes, asegurando así una mejor organización y transparencia en la gestión. Durante la próxima asamblea, un copropietario solicita revisar los documentos contables y lo hace con 10 días de antelación, cumpliendo con el plazo de inspección.

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