¿Es obligatorio llevar libros contables físicos en las copropiedades? Claridad sobre la normatividad vigente y el uso de medios electrónicos.

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El concepto trata sobre la obligatoriedad de llevar libros contables físicos en las copropiedades de propiedad horizontal en Colombia y la validez de los medios electrónicos o magnéticos para este propósito.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) responde a una consulta basada en la normatividad vigente, aclarando que, según el Decreto 805 de 2013 y la Ley 527 de 1999, los libros contables registrados en medios electrónicos son válidos como prueba, siempre y cuando se garantice la integridad y confiabilidad de la información.

Sin embargo, también se recomienda que la información del software contable se respalde en medios magnéticos alternos por control interno.

Finalmente, el CTCP señala que la determinación sobre la obligación de registrar los libros en formato físico ante la DIAN no es de su competencia, por lo que sugiere dirigir la consulta a esta entidad.

Es posible llevar los libros contables en medios electrónicos siempre que se garantice la integridad y respaldo de la información, pero se debe consultar con la DIAN sobre la obligatoriedad de los registros físicos.

Ejemplo:

En una copropiedad horizontal, el contador utiliza un software contable para registrar el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios. Aunque estos registros están alojados digitalmente, el contador asegura un respaldo en discos duros externos y en la nube.

Esto garantiza la integridad de la información en caso de pérdida de datos. Sin embargo, al revisar la normatividad, los administradores de la copropiedad consultan con la DIAN para verificar si es necesario registrar copias físicas de estos libros.

Este ejemplo ilustra la importancia de cumplir con las disposiciones legales, respaldar los datos y buscar claridad ante las entidades competentes.

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