Lista de herramientas gratuitas basadas en inteligencia artificial que pueden ser útiles para contadores públicos.

18 enero, 2025 admin Comercial, Contable 0

1. Herramientas de automatización de procesos

  • Zapier (Plan gratuito):
    Ayuda a automatizar tareas repetitivas como el envío de recordatorios para clientes o actualizaciones de datos financieros entre aplicaciones.
    🔗 Enlace a Zapier
  • Make (antiguo Integromat):
    Alternativa a Zapier para integrar aplicaciones y crear flujos de trabajo automáticos.
    🔗 Enlace a Make

2. Análisis y visualización de datos

  • ChatGPT (versión gratuita):
    Útil para resolver dudas contables, elaborar correos electrónicos y obtener explicaciones sobre normativas fiscales.
  • Google Sheets + GPT (Extensión gratuita):
    Integra IA en Google Sheets para análisis y generación de resúmenes financieros.
    🔗 Instalar complemento GPT para Google Sheets

3. Gestión de documentos

  • Docsumo (Plan gratuito):
    Extrae y organiza información de documentos contables como facturas, recibos y estados financieros.
    🔗 Enlace a Docsumo
  • Smallpdf (Plan básico gratuito):
    Para comprimir, editar o convertir documentos PDF, útil para la preparación de informes contables.
    🔗 Enlace a Smallpdf

4. Planificación financiera y gestión fiscal

  • Fintoc (API gratuita para pequeñas empresas):
    Conecta cuentas bancarias para realizar conciliaciones automatizadas.
  • TaxDome (Plan básico gratuito):
    Ayuda a organizar el trabajo de un contador público, incluyendo impuestos y gestión de clientes.
    🔗 Enlace a TaxDome

5. Gestión de reuniones y clientes

  • Calendly (Plan gratuito):
    Para programar citas con clientes de manera sencilla.
    🔗 Enlace a Calendly
  • Notion (versión gratuita):
    Útil para organizar proyectos, normativas y procesos contables de forma centralizada.
    🔗 Enlace a Notion

6. Detección de errores y control de calidad

  • Anydesk o TeamViewer (Planes gratuitos):
    Facilita la colaboración remota para revisar información financiera junto con los clientes.
  • OpenRefine (Gratuito):
    Limpia y organiza grandes volúmenes de datos, útil para conciliaciones y auditorías.

Pasos para que puedas implementarlas una a una sin complicaciones.

1. Automatización de procesos: Zapier y Make

  • Zapier:
    1. Crea una cuenta en Zapier.
    2. Busca aplicaciones como Gmail, Google Sheets o Slack que uses a diario.
    3. Crea un flujo sencillo, como enviar un correo automático cuando se actualice una hoja de cálculo.
  • Make:
    1. Regístrate en Make.
    2. Explora plantillas prediseñadas para integrar herramientas contables como QuickBooks o Google Sheets.
    3. Prueba con pequeños proyectos, como recibir notificaciones cuando un cliente complete un formulario.

2. Análisis y visualización de datos: ChatGPT y Google Sheets + GPT

  • ChatGPT:
    1. Ve a ChatGPT y usa la versión gratuita.
    2. Úsalo para redactar correos, obtener explicaciones sobre impuestos o validar cálculos simples.
  • Google Sheets + GPT:
    1. Abre Google Sheets, haz clic en «Extensiones» → «Obtener complementos».
    2. Busca y agrega el complemento GPT for Sheets.
    3. Configúralo con una clave API gratuita de OpenAI y úsalo para generar resúmenes automáticos o análisis rápidos.

3. Gestión de documentos: Docsumo y Smallpdf

  • Docsumo:
    1. Regístrate en Docsumo.
    2. Sube documentos como facturas o recibos y observa cómo extrae los datos automáticamente.
    3. Usa los datos para alimentar tus hojas de cálculo o software contable.
  • Smallpdf:
    1. Visita Smallpdf.
    2. Usa herramientas gratuitas como compresión o conversión de PDF a Excel.
    3. Optimiza los documentos antes de compartirlos con clientes o auditores.

4. Planificación financiera y gestión fiscal: Fintoc y TaxDome

  • Fintoc:
    1. Crea una cuenta en Fintoc.
    2. Conecta una cuenta bancaria de prueba y configura una conciliación automática.
  • TaxDome:
    1. Regístrate en TaxDome.
    2. Explora funciones como la gestión de tareas e impuestos de clientes.
    3. Comienza con la versión gratuita para proyectos simples.

5. Gestión de reuniones y clientes: Calendly y Notion

  • Calendly:
    1. Regístrate en Calendly.
    2. Configura tu disponibilidad y comparte el enlace con tus clientes.
    3. Sincroniza con tu calendario de Google o Outlook para evitar conflictos.
  • Notion:
    1. Ve a Notion y crea una cuenta.
    2. Usa plantillas para organizar tareas, normativas contables y proyectos en curso.
    3. Comparte páginas con tu equipo o clientes para facilitar la colaboración.

6. Detección de errores y control de calidad: Anydesk, TeamViewer y OpenRefine

  • Anydesk/TeamViewer:
    1. Descarga Anydesk o TeamViewer.
    2. Configura acceso remoto para revisar información contable junto a tus clientes.
  • OpenRefine:
    1. Descarga la herramienta desde OpenRefine.
    2. Úsala para limpiar grandes volúmenes de datos y detectar discrepancias en conciliaciones.

Ejemplos prácticos para cada herramienta. Esto te ayudará a entender cómo aplicarlas directamente en tu trabajo como contador público.

1. Automatización de procesos: Zapier y Make

  • Zapier:
    Ejemplo: Automatizar recordatorios para pagos de impuestos.
    1. Conecta Google Calendar con Gmail usando Zapier.
    2. Configura un flujo («Zap») que envíe un correo automático a tus clientes 5 días antes de la fecha de vencimiento de un impuesto.
    3. Plantilla del correo:
      • Asunto: «Recordatorio de pago de impuestos».
      • Cuerpo: «Hola [Nombre del cliente], este es un recordatorio de que el pago del impuesto X vence el [fecha]. Si necesitas ayuda, estoy a tu disposición. Saludos, [Tu nombre]».
  • Make:
    Ejemplo: Actualizar un informe automáticamente al recibir un correo con facturas.
    1. Configura Make para que se conecte a tu Gmail y Google Sheets.
    2. Cada vez que recibas un correo con el asunto «Factura», Make extraerá los datos del cuerpo o adjunto y los añadirá a una hoja de cálculo.

2. Análisis y visualización de datos: ChatGPT y Google Sheets + GPT

  • ChatGPT:
    Ejemplo: Explicación rápida sobre normas fiscales.
    • Pregunta: «¿Cuál es la base gravable para calcular el IVA en Colombia?»
    • Respuesta generada: «La base gravable es el valor total de la venta de bienes o servicios, excluyendo descuentos aplicados antes de impuestos y devoluciones.»
  • Google Sheets + GPT:
    Ejemplo: Generar resúmenes automáticos.
    1. Configura GPT para Google Sheets.
    2. En una columna tienes las transacciones de un cliente. Usa GPT para generar una descripción:
      • Fórmula: =GPT("Resume estas transacciones: " & JOIN(", ", A1:A10)).
      • Resultado: «En enero, se registraron 5 ingresos principales y 2 gastos mayores relacionados con transporte y suministros.»

3. Gestión de documentos: Docsumo y Smallpdf

  • Docsumo:
    Ejemplo: Extraer datos de facturas automáticamente.
    1. Sube una factura escaneada en PDF.
    2. Docsumo extraerá información como:
      • Número de factura.
      • Fecha.
      • Valor total.
    3. Exporta estos datos a Excel o a tu software contable para procesarlos.
  • Smallpdf:
    Ejemplo: Convertir estados financieros de PDF a Excel.
    1. Sube un PDF con el balance general de un cliente.
    2. Convierte el documento a Excel y ajusta los datos para analizarlos o realizar gráficos.

4. Planificación financiera y gestión fiscal: Fintoc y TaxDome

  • Fintoc:
    Ejemplo: Automatizar conciliaciones bancarias.
    1. Conecta la cuenta bancaria del cliente a Fintoc.
    2. Configura reglas para que cada transacción se etiquete automáticamente según categorías como ingresos, pagos de impuestos o gastos operativos.
  • TaxDome:
    Ejemplo: Gestionar declaraciones de impuestos de varios clientes.
    1. Crea un proyecto por cliente en TaxDome.
    2. Subdivide tareas como: recolección de documentos, cálculo de impuestos y presentación de la declaración.
    3. Usa el panel para ver el estado de cada cliente y envía recordatorios automáticos.

5. Gestión de reuniones y clientes: Calendly y Notion

  • Calendly:
    Ejemplo: Programar citas con clientes para la declaración de renta.
    1. Configura tu disponibilidad en Calendly.
    2. Comparte el enlace con tus clientes.
    3. Cada vez que alguien reserve una cita, se agregará automáticamente a tu calendario.
  • Notion:
    Ejemplo: Centralizar la información de un cliente.
    1. Crea una página para un cliente.
    2. Añade secciones como:
      • «Historial de pagos».
      • «Documentos pendientes».
      • «Notas sobre reuniones».
    3. Comparte la página con tu cliente para que puedan ver el estado de su información en tiempo real.

6. Detección de errores y control de calidad: Anydesk, TeamViewer y OpenRefine

  • Anydesk/TeamViewer:
    Ejemplo: Revisar con el cliente una conciliación bancaria.
    1. Solicita acceso remoto al equipo del cliente.
    2. Revisa juntos los movimientos bancarios y verifica que coincidan con los registros contables.
  • OpenRefine:
    Ejemplo: Corregir inconsistencias en datos de pagos.
    1. Sube un archivo con los datos de pagos de varios clientes.
    2. Usa OpenRefine para:
      • Detectar duplicados.
      • Normalizar nombres de proveedores.
      • Corregir formatos de fechas.

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