Contratos de prestación de servicios. ¿Deben incluirse los gastos de transporte, alojamiento y manutención en la factura?

Tratamiento Fiscal de los Gastos Reembolsables en Contratos de

Prestación de Servicios:

1. Introducción y contexto doctrinal

En el marco de la interpretación tributaria emitida por la DIAN, se han esclarecido aspectos relevantes sobre el tratamiento fiscal de los gastos reembolsables en los contratos de prestación de servicios sin vínculo laboral, tales como alojamiento, transporte y manutención.

Esta doctrina tiene implicaciones directas en la obligación de facturar, la determinación del ingreso gravado y la práctica de la retención en la fuente.

La regla general parte del principio de que solo debe practicarse retención en la fuente sobre los ingresos efectivamente gravados, y que los valores que no constituyen ingreso para el contratista —como ciertos reembolsos asumidos por el contratante— no deben incluirse en la factura ni someterse a retención.

2. Análisis de la doctrina y criterios contractuales

La doctrina de la DIAN establece tres problemas jurídicos recurrentes:

¿Deben incluirse los gastos de transporte, alojamiento y manutención en la factura?
¿Procede la retención en la fuente sobre estos valores?
¿Deben facturarse los gastos de desplazamiento reconocidos por el contratante?

En todos los casos, la respuesta depende de lo pactado en el contrato. Si este establece claramente que dichos gastos serán asumidos por la entidad contratante, se tratarán como reembolsos no gravados, ajenos al ingreso del contratista. En cambio, si no hay distinción o el contratista los asume, sí constituyen ingreso gravado.

3. Ejemplo práctico para mayor claridad

Ejemplo:
María es una consultora que firma un contrato con una entidad estatal por $5.000.000 mensuales. En el contrato se establece expresamente que la entidad pagará directamente el hotel, los tiquetes aéreos y la alimentación.

María no debe incluir esos gastos en su factura por honorarios.
La entidad contratante no debe practicar retención en la fuente sobre esos gastos porque no forman parte del ingreso de María.
Solo el valor de los honorarios ($5.000.000) estará sujeto a retención, si aplica.

Ahora, si el contrato no señala quién asume esos gastos, y la entidad le gira $5.800.000 (incluyendo los costos de transporte y hotel), todo el monto será considerado ingreso y María deberá facturar la totalidad y estará sujeta a retención en la fuente sobre dicho valor.

4. Normatividad aplicable

Norma	Contenido relevante
Estatuto Tributario (ET)	Artículos 107, 616-1, 616-2: Soporte de costos, obligación de facturar, definición de ingresos.
Decreto 1625 de 2016	Compilación normativa en materia tributaria.
Resolución DIAN 000165 de 2023	Reglas sobre factura electrónica y documento soporte.
Concepto DIAN 000113 de 2024	Definición de ingreso gravado y aplicación de retención.
Concepto Unificado DIAN 0106/2022	Obligación de facturar y exclusión de reembolsos como ingreso.

5. Preguntas frecuentes

Pregunta	Respuesta
¿Debo incluir los viáticos pagados por el contratante en mi factura?	No, si el contrato establece que son asumidos por el contratante, se consideran reembolsos y no hacen parte del ingreso.
¿Aplican retenciones sobre gastos reembolsados?	No, siempre que haya claridad contractual de que esos valores no son ingreso del contratista.
¿Puedo deducir los gastos de transporte si soy el contratante?	Sí, siempre que cuentes con factura o documento soporte, y cumplan con los requisitos del artículo 107 del ET.
¿Qué pasa si el contrato no dice nada sobre quién asume los viáticos?	Se presume que son cubiertos con los honorarios, y se consideran ingreso del contratista, sujetos a retención y facturación.

¿Sabía usted que incluir o no los viáticos en la factura depende exclusivamente de lo que diga el contrato?

Este aspecto no es menor, ya que puede impactar tanto la carga tributaria del contratista como la deducibilidad de los costos para el contratante. Una redacción precisa en los contratos de prestación de servicios es clave para evitar contingencias tributarias y errores en la práctica de retenciones.

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