¿Cómo responder a un requerimiento ordinario de la DIAN?

Home office user actively participating in a teleconference for remote workshop, maintaining a strong digital connection for an effective online course. Woman joining a virtual call connection.

¿Cómo responder a un requerimiento ordinario de la DIAN?

Responder correctamente a un requerimiento ordinario de la DIAN es clave para evitar sanciones. Estos son los pasos esenciales que debes seguir:

1. Plazo de respuesta: 15 días calendario

El término inicia al día siguiente de la notificación válida del requerimiento.
Si se trata de una notificación electrónica, el cómputo puede comenzar a los cinco días de recibido el correo, salvo que el acto administrativo se consulte antes.

Referencia legal: Artículo 261 de la Ley 223 de 1995.

2. Forma y canal de respuesta

Debe ser por escrito.
El requerimiento indica la dependencia y dirección física de radicación.
También puede incluir canales electrónicos (como correo institucional), especialmente en entornos digitales.
Siempre referencia:
- El número del requerimiento.
- El número de expediente.
- El funcionario responsable, si aparece en el oficio.

3. Contenido y soportes

Responde cada punto solicitado de forma clara, veraz y precisa.
Adjunta toda la documentación probatoria (facturas, contratos, certificados, etc.).
Si la DIAN exige un formato específico (por ejemplo, Excel), debes seguirlo exactamente.

4. Oportunidad y completitud

Responder fuera de plazo o de manera incompleta puede ser sancionado según el artículo 651 del Estatuto Tributario.
Una respuesta deficiente puede generar más requerimientos, fiscalizaciones o sanciones.

5. Recomendaciones prácticas

Verifica la fecha de notificación para calcular bien el plazo.
Analiza detalladamente lo que se solicita y aclara cualquier ambigüedad.
Actúa de inmediato: asigna la tarea a alguien con conocimiento.
Recopila y organiza los documentos cuidadosamente.
Redacta con claridad y orden. Usa un lenguaje técnico y directo.
Consulta a un experto tributario si el caso es complejo.
Guarda copias y comprobantes de todo lo enviado.
Lleva tu contabilidad actualizada para facilitar futuras respuestas.

✅ Checklist para responder a un requerimiento ordinario de la DIAN
📝 Modelo de respuesta escrita

✅ Checklist de verificación rápida

Antes de redactar:

Confirmé la fecha de notificación del requerimiento.
Verifiqué que el requerimiento cumple con las formalidades legales.
Identifiqué a la dependencia emisora, número del requerimiento y funcionario asignado.
Revisé si hay plazo especial o formato obligatorio.

Durante la preparación:

Analicé punto por punto lo que solicita la DIAN.
Recopilé todos los soportes documentales requeridos (facturas, contratos, certificados).
Verifiqué la coherencia y veracidad de la información.
Elaboré una respuesta clara, completa y estructurada.
Organicé y referencié bien los anexos.

Al presentar:

Redacté la respuesta en el formato solicitado (físico o PDF).
La envié al canal indicado por la DIAN.
Conservo copia de la respuesta y acuse de recibo o comprobante de radicación.

📝 Modelo de respuesta a requerimiento ordinario – DIAN

[Ciudad], [Fecha]

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN  
[Nombre de la dependencia específica]  
[Dirección o correo institucional]  

Asunto: Respuesta al requerimiento No. [XXX] – [Número de expediente]  
Referencia: Oficio del [fecha del requerimiento]

Respetados señores:

En atención al requerimiento ordinario identificado con número [XXX], recibido el día [fecha de notificación], me permito presentar la respuesta correspondiente dentro del plazo legal establecido.

A continuación, se da respuesta punto por punto a los requerimientos efectuados:

**1. [Primer punto solicitado por la DIAN]**  
Respuesta: [Explicación clara, concreta y soportada].  
Soporte: [nombre del documento adjunto, por ejemplo: "Contrato de prestación de servicios – enero 2024"].

**2. [Segundo punto solicitado]**  
Respuesta: [Respuesta correspondiente].  
Soporte: [adjunto respectivo].

Y así sucesivamente...

Los documentos adjuntos han sido organizados y referenciados conforme a lo solicitado. Adicionalmente, se remite la información digital en el formato exigido por ustedes (en caso de aplicar).

Quedo atento a cualquier observación o requerimiento adicional que considere necesario. 

Atentamente,  
[Firma (si aplica)]  
[Nombre completo del contribuyente o representante legal]  
[NIT o cédula]  
[Dirección]  
[Teléfono]  
[Correo electrónico]

Aquí tienes un modelo de respuesta aplicado a un caso ficticio: una empresa recibe un requerimiento ordinario de la DIAN solicitando información sobre facturación electrónica y soportes de costos del año gravable 2023.

📝 Ejemplo ficticio de respuesta a requerimiento ordinario – DIAN

Bogotá D.C., 07 de mayo de 2025

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN  
División de Fiscalización  
Carrera 8 # 6C-38  
Bogotá D.C.

Asunto: Respuesta al requerimiento ordinario No. 2025R-0321  
Referencia: Oficio del 22 de abril de 2025

Respetados señores:

En atención al requerimiento ordinario No. 2025R-0321, recibido el 23 de abril de 2025, mediante el cual se solicita información sobre los ingresos y costos declarados en el año gravable 2023, la empresa **Soluciones Digitales S.A.S.**, identificada con NIT 901.456.789-0, presenta a continuación su respuesta formal dentro del término legal establecido.

---

**1. Relación de facturación electrónica del año gravable 2023**  
Respuesta: Se adjunta un archivo Excel con el detalle mensual de todas las facturas electrónicas generadas durante el 2023, incluyendo los siguientes campos: número de factura, fecha, cliente, concepto, valor total, y CUFE.  
Soporte: *Anexo 1 – Facturación electrónica 2023.xlsx*

---

**2. Soportes de costos operacionales por valor de $128.450.000 informados en la declaración de renta 2023**  
Respuesta: Se adjuntan copias de los contratos, facturas de proveedores, comprobantes de egreso y extractos bancarios que respaldan los costos operacionales registrados en la contabilidad durante el periodo solicitado.  
Soporte:  
- *Anexo 2 – Contratos de servicios profesionales.pdf*  
- *Anexo 3 – Facturas proveedores 2023.pdf*  
- *Anexo 4 – Extractos bancarios.pdf*

---

**3. Explicación de variación significativa de ingresos respecto al año anterior (2022 vs 2023)**  
Respuesta: En el año 2023, la empresa incrementó sus ingresos en un 35% frente al año anterior, debido a la firma de dos contratos nuevos con entidades del sector salud y educación. Los contratos están debidamente registrados y soportados.  
Soporte:  
- *Anexo 5 – Contrato Entidad Salud.pdf*  
- *Anexo 6 – Contrato Universidad Central.pdf*

---

Con esta respuesta damos cumplimiento a la totalidad de los puntos requeridos, adjuntando los documentos en orden y formato digital (PDF y Excel), según lo solicitado.

Agradecemos la atención prestada y quedamos atentos a cualquier aclaración o requerimiento adicional.

Cordialmente,

[Firma digital o escaneada, si aplica]  
**Carlos Restrepo**  
Representante Legal  
Soluciones Digitales S.A.S.  
NIT: 901.456.789-0  
carlos.restrepo@solucionesdigitales.com  
Tel: (601) 742 1123