¿Sabía usted que en Colombia existen incapacidades laborales con diferentes responsables de pago según su origen?

Las incapacidades laborales son mecanismos legales diseñados para proteger el ingreso del trabajador mientras enfrenta una enfermedad o un accidente que le impide ejercer sus funciones. En Colombia, el manejo de estas situaciones varía dependiendo de si el origen de la incapacidad es común (por enfermedad general o accidente no laboral) o laboral (accidente de trabajo o enfermedad profesional). Comprender quién asume el pago y en qué proporciones es fundamental para empleadores, trabajadores y, en especial, contadores encargados de gestionar la nómina.

En términos generales, toda incapacidad médica debe estar respaldada por un certificado expedido por el profesional tratante. Este documento indica los días de reposo autorizados. Según el tipo de incapacidad, el pago puede ser asumido por el empleador, la EPS, la ARL o incluso el fondo de pensiones. Por ejemplo, en una enfermedad general, el empleador paga los dos primeros días al 66,67 % del salario base, mientras que la EPS cubre desde el tercer día, y a partir del día 181 puede intervenir el fondo de pensiones. En contraste, si la causa es un accidente de trabajo, la ARL asume el 100 % del salario desde el primer día.

🧾 Ejemplo práctico: Diferencia entre incapacidad común y laboral

Imaginemos a Laura, una auxiliar contable que gana $1.800.000 mensuales. Un día, presenta una fuerte infección respiratoria y el médico le da 5 días de incapacidad. Su salario diario equivale a $60.000. La empresa le paga los días 1 y 2 a razón de $40.002 diarios (66,67 %). Del día 3 al 5, la EPS es la encargada de asumir el mismo porcentaje. En otro caso, si Laura sufre un esguince en la oficina y recibe también 5 días de incapacidad por accidente laboral, la ARL le pagará el 100 % de su salario, es decir $60.000 diarios, desde el primer día.

📚 Tabla normativa de incapacidades laborales en Colombia

Tipo de incapacidad	Rango de días	Entidad responsable	Porcentaje del IBC a pagar	Normativa aplicable
Origen común	1 – 2	Empleador	66,67 %	Art. 227 CST, Art. 3.2.1.10 del Decreto 780/2016
Origen común	3 – 90	EPS	66,67 %	Art. 227 CST, Art. 3.2.1.10 del Decreto 780/2016
Origen común	91 – 180	EPS	50 %	Art. 227 CST
Origen común	181 – 540	Fondo de Pensiones (AFP)	50 %	Art. 41 Ley 100/1993 modificado por el Art. 142 Decreto 019/2012
Origen común	541 en adelante	EPS	50 %	Art. 67 Ley 1753/2015 y Decreto 1333/2018
Origen laboral	Desde el día 1	ARL	100 %	Art. 3 Ley 776/2002 y Decreto 1295/1994

🤔 Preguntas frecuentes sobre incapacidades laborales

Pregunta	Respuesta
¿Qué debo hacer si me incapacitan?	Informar al empleador y entregar el certificado médico dentro del término establecido.
¿El empleador puede terminar el contrato por una incapacidad prolongada?	Sí, si supera los 180 días y no hay pronóstico de recuperación, con autorización del Ministerio de Trabajo.
¿Las incapacidades generan prestaciones sociales?	Sí, pero si superan los 180 días pueden afectar el cálculo de vacaciones.
¿Qué pasa si la EPS no emite el concepto de rehabilitación a tiempo?	Deberá seguir pagando la incapacidad hasta que emita dicho concepto.

👩‍💼 Recomendaciones clave para contadores

Los profesionales de la contabilidad deben tener un manejo riguroso de las incapacidades laborales. Esto incluye clasificar correctamente el origen de la incapacidad, calcular los valores de acuerdo al IBC del trabajador, garantizar que se cumpla el salario mínimo proporcional durante el tiempo de incapacidad y registrar apropiadamente los pagos y recobros en la contabilidad. En casos de incapacidades prolongadas, es vital activar las gestiones con la AFP o incluso con el Ministerio de Trabajo para evitar riesgos legales por una terminación mal tramitada.