Asesoría para realizar auditoría en una copropiedad.

¿Cuál es el procedimiento para que un consejero realice una auditoría a la administración y contabilidad del conjunto en el cual reside?

Esto se dio a raíz de que un consejero contador, solicito a la administración la siguiente información:

1. Libro auxiliar de enero a octubre de 2019
2. Libro Auxiliar con terceros enero a octubre de 2019
3. Balance de Prueba enero a octubre de 2019 con terceros.
4. Balance de Prueba enero a octubre de 2019 Sin terceros
5. Ejecución presupuestal, pero por favor que sea la que se saca mes y acumulado con variaciones en cada periodo. (Corte septiembre 2019)
6. Estado de cuenta DIAN (Impresión Torta) “

Concepto 1085 CTCP de 2019

CONSULTA (TEXTUAL)
“¿Cuál es el procedimiento para que un consejero realice una auditoría a la administración y contabilidad del conjunto en el cual reside? Esto se dio a raíz de que un consejero contador, solicito a la administración la siguiente información:

1. Libro auxiliar de enero a octubre de 2019
2. Libro Auxiliar con terceros enero a octubre de 2019
3. Balance de Prueba enero a octubre de 2019 con terceros.
4. Balance de Prueba enero a octubre de 2019 Sin terceros
5. Ejecución presupuestal, pero por favor que sea la que se saca mes y acumulado con variaciones en cada periodo. (Corte septiembre 2019)
6. Estado de cuenta DIAN (Impresión Torta) “

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Respecto de su consulta, el consejo de administración es parte de los encargados del gobierno de la entidad y también es responsable de la información financiera, por ello sus miembros podrían ejercer funciones de control respecto de las actuaciones de la administración, esto sería similar a una junta de vigilancia o una controlaría o auditoría interna, figuras que otorgan mayor seguridad y confianza a la información financiera preparada y suministrada por la administración de la copropiedad. Por ello, si un miembro del consejo de administración solicita información a la administración esto podría entenderse como una actividad normal de los encargados del gobierno de la entidad, y no como una función de aseguramiento, que es realizada por los contadores públicos cuando realizan trabajos de auditoría, revisión u otros trabajos de aseguramiento.

Por lo anterior, es necesario que se aclare lo indicado en la consulta, puesto que allí se indica que un miembro del consejo ha solicitado información para realizar “una auditoría a la administración y contabilidad del conjunto” sin precisar de si se trata de información requerida para propósitos internos, o de un trabajo de revisión, auditoría o aseguramiento.

En el caso de que se trate de un encargo de aseguramiento, como el de auditoría de estados financieros, revisión de estados financieros u otros encargos de aseguramiento, se tendrá en cuenta que el miembro del Consejo, forma parte de la administración, y que esta situación podría configurar una inhabilidad para aceptar encargos de auditoría, revisión u otros trabajos de aseguramiento. Al respecto, el Art. 51 establece lo siguiente:

“Artículo 51. Cuando un Contador Público haya actuado como empleado de una sociedad rehusará aceptar cargos o funciones de auditor externo o Revisor Fiscal de la misma empresa o de su subsidiaria y/o filiales por lo menos durante seis (6) meses después de haber cesado en sus funciones.”

De otra parte, es importante resaltar que en la Ley 675 de 2001, no se encuentra reglamentado el derecho de inspección, razón por la cual, se podrá aplicar los requerimientos del artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, que establece “Artículo 15. Aplicación extensiva. Cuando al aplicar el régimen legal propio de una persona jurídica no comerciante se advierta que él no contempla normas en materia de contabilidad, estados financieros, control interno, administradores, rendición de cuentas, informes a los máximos órganos sociales, revisoría fiscal, auditoría, o cuando como consecuencia de una normatividad incompleta se adviertan vacíos legales en dicho régimen, se aplicarán en forma supletiva las disposiciones para las sociedades comerciales previstas en el Código de Comercio y en las demás normas que modifican y adicionan a este.”

Por ello el copropietario, podrá tener acceso a la información de la copropiedad considerando el derecho de Inspección sobre libros y papeles, contenidos en los arts. 328, 369, 447 de la Ley 410 de 1971 (código de Comercio); y art. 48 de la Ley. 222 de 1995.

En conclusión, un miembro del consejo de administración podría solicitar a la administración la información necesaria para el ejercicio de sus funciones, teniendo en cuenta que el Consejo es una
instancia superior de los encargados del Gobierno de la entidad. Otra cosa distinta es que un miembro del consejo de administración, acepte un encargo para prestar un servicio de aseguramiento, como el de auditoría, revisión u otros trabajos de aseguramiento. Si este fuera el caso, el miembro del consejo de administración estaría inhabilitado para aceptar el encargo, por cuanto al ser uno de los encargados del gobierno de la entidad, podrían generarse amenazas para el cumplimiento de los principios del código de ética, las cuales no podrían eliminarse o reducirse a un nivel aceptable, o el incumplimiento del principio de independencia, dado que el Consejo es una de las instancias de la administración de la entidad.

Finalmente, tratándose de una copropiedad, es importante tener en cuenta las diferencias entre el aseguramiento interno y el aseguramiento externo, el aseguramiento interno, como el de la declaración de la administración sobre las afirmaciones de los estados financieros y el control interno, la certificación de dichos estados financieros por un contador público, las funciones de las juntas de vigilancia, la contraloría o auditoría interna, son instancias de aseguramiento interno que incrementan la confianza en los informes financieros, pero ellas no representan ni pueden entenderse como un trabajo de aseguramiento.

En el caso de encargos de auditoría o revisoría fiscal, revisión de estados financieros u otros trabajos de aseguramiento, que son realizados por contadores públicos en el ejercicio independiente, estos si representan encargos de aseguramiento externo, los cuales tienen como punto de partida las afirmaciones de la administración y otorgan seguridad razonable o limitada sobre la materia objeto que es de interés para los usuarios. El aseguramiento externo incrementa aún más la confianza que los usuarios tienen en los estados financieros, pero ello podría no ser obligatorio para ciertas entidades, por ejemplo en el caso de las copropiedades de uso residencial.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.