Contabilidad electrónica y libros oficiales: Normatividad y consideraciones clave

En relación a la consulta planteada, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido varios pronunciamientos sobre los libros oficiales de contabilidad y su registro. Es importante tener en cuenta la normatividad vigente para asegurar el adecuado manejo de los documentos contables.

Aspectos más importantes

El Decreto 805 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) establece que los libros registrados en medios electrónicos son admisibles como medios de prueba. Sin embargo, su valoración está sujeta a las reglas de la sana crítica y otros criterios legales para la apreciación de las pruebas, según lo dispuesto en los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.

Es válido que una entidad genere los documentos de soporte mediante software sin necesidad de imprimirlos, siempre y cuando se deje evidencia en los comprobantes de contabilidad sobre la ubicación de dichos documentos. Sin embargo, es crucial asegurarse de que los documentos de soporte puedan ser impresos cuando sean requeridos.

Por otro lado, el Decreto 805 de 2013 establece que los libros de contabilidad no están obligados a ser inscritos en el registro mercantil, a excepción de los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios. Esta disposición fue modificada por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, que indica que solo estos libros deben ser inscritos ante las Cámaras de Comercio.

Normatividad

Normatividad	Descripción
Decreto 805 de 2013	Establece la admisibilidad de los libros electrónicos como medios de prueba contable.
Decreto 1074 de 2015	Compilación del decreto 805 de 2013 y otras normas relacionadas con la contabilidad.
Ley 527 de 1999	Establece los criterios para la valoración de los documentos electrónicos como pruebas.

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En síntesis

La contabilidad electrónica permite el uso de libros registrados en medios electrónicos como medios de prueba, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales. Los libros de contabilidad no necesitan ser inscritos en el registro mercantil, salvo los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios.

Conclusión

La implementación de la contabilidad electrónica y el uso de libros registrados en medios electrónicos son aspectos relevantes en el ámbito contable. Es fundamental seguir las disposiciones legales establecidas para garantizar la validez y la integridad de la información contable. La adecuada generación, conservación y presentación de los documentos de soporte son cruciales para respaldar la contabilidad electrónica y facilitar su verificación en caso de requerimiento por parte de las autoridades competentes.

En resumen, la contabilidad electrónica brinda eficiencia y flexibilidad en el registro y control de la información contable, pero se deben seguir las normas vigentes para asegurar su validez y confiabilidad.