Archivos Contables Digitales: Normativa, Beneficios y Recomendaciones para su Implementación.

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Conservación de Archivos Contables: Análisis y Recomendaciones

1. Introducción El presente documento responde a la consulta realizada sobre la factibilidad de manejar archivos contables en formato digital, en lugar de mantener una combinación de archivos físicos y digitales. Este enfoque surge de la necesidad de optimizar recursos y espacio sin comprometer la legalidad ni la calidad de la información contable.

2. Consulta planteada La consulta solicitó aclaraciones respecto a si es válido conservar digitalmente los documentos contables, como:

• Comprobantes contables: egresos, recibos de caja, causaciones, notas bancarias, notas contables, y cajas menores.
• Cuentas auxiliares mensuales. Se planteó esta duda debido a los costos asociados al archivo físico y su crecimiento anual en espacio y recursos.

3. Respuesta del CTCP El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) indicó que las entidades tienen la libertad de elegir el formato de conservación de los libros y documentos contables, ya sea en formato físico o digital, siempre que se garantice su reproducción exacta. 

Esta decisión está respaldada por las siguientes disposiciones legales:

4. Fundamentos legales

• Ley 962 de 2005, artículo 28:
  • Los libros y papeles del comerciante deben conservarse por un período de diez (10) años.
  • Es posible su conservación en papel o en medios técnicos, magnéticos o electrónicos que aseguren su reproducción exacta.
  • Este término aplica también para no comerciantes obligados a conservar información contable.
• Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, Anexo 6, artículo 17:
  • Reitera lo establecido en la Ley 962 de 2005, incluyendo el término de conservación y la posibilidad de elegir entre formato físico o digital.

5. Consideraciones técnicas y legales

• Digitalización de documentos: Los medios digitales deben garantizar una reproducción exacta de los documentos originales.
• Seguridad de la información: Es fundamental implementar sistemas que aseguren la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los archivos digitales.
• Acceso y verificación: Los archivos digitales deben ser accesibles para inspecciones tributarias, auditorías y otros requerimientos legales.

6. Recomendaciones

1. Evaluación del sistema digital: Asegurarse de que el software utilizado cumpla con los estándares técnicos y legales aplicables.
2. Implementación de controles internos: Desarrollar políticas y procedimientos para la gestión segura de archivos digitales.
3. Capacitación del personal: Garantizar que los responsables del manejo de archivos digitales tengan los conocimientos necesarios sobre las normativas y herramientas tecnológicas.
4. Copias de respaldo: Mantener copias de seguridad actualizadas para prevenir pérdidas de información.

7. Conclusión El archivo digital es una alternativa válida y legal para la conservación de documentos contables, siempre que se cumplan las normativas vigentes y se garantice la reproducción exacta de los documentos originales.

Las entidades pueden optar por este formato con la tranquilidad de estar dentro del marco normativo y con beneficios significativos en la optimización de recursos y espacio.

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