«Conservación de documentos del comerciante: Obligaciones y plazos según la normativa vigente»
Aspectos importantes sobre la conservación de documentos del comerciante:
- Obligación de conservación: Las sociedades y personas naturales que sean comerciantes y estén obligadas a llevar contabilidad deben conservar tanto los libros de contabilidad como los documentos que respalden dicha contabilidad.
- Duración de la conservación: Se establece un período mínimo de conservación de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Durante este lapso, los comerciantes deben mantener los libros y documentos en un archivo seguro, como la microfilmación, para poder exhibirlos ante autoridades competentes si es necesario.
- Medios de conservación: Después de expirado el plazo de conservación física, los comerciantes no están obligados a asegurar la conservación indefinida en formato físico. Pueden optar por medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen la reproducción exacta de los documentos, siempre y cuando cumplan los requisitos establecidos en la ley, como lo establece el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
- Opciones electrónicas: La normativa actual permite a los comerciantes llevar los libros de comercio en formato electrónico. Además, se contempla la posibilidad de que las cámaras de comercio brinden servicios de archivo y custodia de los libros de comercio en dicho formato.
En resumen, los comerciantes deben conservar los libros y la documentación por un período mínimo de diez años, pudiendo optar por medios físicos o técnicos que aseguren la reproducción exacta de los documentos. Una vez finalizado este plazo, pueden decidir proceder a la destrucción de los mismos, aunque también pueden optar por continuar conservándolos.
| Normatividad | Descripción |
|---|---|
| Ley 962 de 2005, artículo 28 | Establece la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los comerciantes deben conservar los libros y documentos por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Se permite elegir entre la conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice la reproducción exacta de los documentos. También aplica para personas no comerciantes legalmente obligadas a conservar esta información. |
| Artículo 12 de la Ley 527 de 1999 | Establece los requisitos que deben cumplir los medios técnicos, magnéticos o electrónicos utilizados para la conservación de los libros y documentos. |
| Decreto 805 del 24 de abril de 2013 | Modifica el artículo 56 del Código de Comercio. Permite a los comerciantes llevar los libros de comercio en forma electrónica. Además, contempla la posibilidad de que las cámaras de comercio presten el servicio de archivo y custodia de los libros de comercio en dicho formato. |
| Código de Comercio – Artículo 60 (obligación anterior) | Anteriormente, se imponía la obligación de conservar permanentemente la documentación social. Sin embargo, con la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, esta obligación cesó, permitiendo la adopción de medios técnicos adecuados para garantizar la reproducción exacta de los documentos después de los diez años establecidos. |
En relación a su consulta sobre la conservación de documentos de los comerciantes, es importante tener en cuenta la normativa vigente. De acuerdo con la Ley 962 de 2005, específicamente en su artículo 28, se establece que los libros y papeles del comerciante deben conservarse por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Durante este lapso, los comerciantes tienen la opción de conservar los libros y documentos en formato físico o utilizar cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice la reproducción exacta de los mismos. Es importante destacar que estos medios deben cumplir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
La obligación de conservar la documentación societaria recae tanto en las sociedades como en las personas naturales que actúan como comerciantes. Pasados los diez años mencionados, no existe una obligación legal de asegurar su conservación de forma indefinida, lo que permite la posibilidad de proceder a su destrucción. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los comerciantes pueden decidir continuar conservándolos por un tiempo adicional si así lo desean.
Cabe mencionar que el Decreto 805 del 24 de abril de 2013, el cual modifica el artículo 56 del Código de Comercio, permite a los comerciantes llevar los libros de comercio en formato electrónico. Incluso, se contempla la opción de que las cámaras de comercio brinden servicios de archivo y custodia de los libros de comercio en dicho formato.
En resumen, los comerciantes en general están obligados a conservar los libros y documentos por un período mínimo de diez (10) años, contados a partir del último asiento, documento o comprobante. Pueden elegir entre conservarlos en formato físico o utilizar medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen su reproducción exacta. Pasado este período, no existe una obligación legal de conservarlos, pero la decisión de destruirlos o mantenerlos en custodia es opcional y queda a discreción del comerciante.
Es importante tener en cuenta la normativa mencionada para asegurar el cumplimiento adecuado de las obligaciones de conservación de documentos por parte de los comerciantes.
Conclusión:
En conclusión, de acuerdo con la normativa vigente, los comerciantes están obligados a conservar los libros y documentos relacionados con su actividad comercial por un período mínimo de diez (10) años, contados a partir del último asiento, documento o comprobante. Durante este tiempo, tienen la opción de elegir entre conservarlos en formato físico o utilizar medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen su reproducción exacta, cumpliendo los requisitos establecidos por la ley.
Es importante destacar que, después de transcurridos los diez años, no existe una obligación legal de conservarlos de forma indefinida, lo que permite la posibilidad de proceder a su destrucción. No obstante, los comerciantes pueden decidir voluntariamente continuar conservándolos si así lo desean.
Además, la normativa actual permite a los comerciantes llevar los libros de comercio en formato electrónico, e incluso contempla la posibilidad de que las cámaras de comercio brinden servicios de archivo y custodia para aquellos que opten por este medio.
En resumen, los comerciantes deben cumplir con la obligación de conservar los libros y documentos durante al menos diez años, pero tienen flexibilidad en cuanto al medio de conservación. Pasado este período, pueden optar por destruirlos, aunque también tienen la opción de continuar conservándolos si así lo deciden.
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