Documentos equivalentes. Tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.

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OFICIO Nº 1044 [906439]

22-08-2022

DIAN

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-1044

Bogotá, D.C.

Tema:	Procedimiento tributario Sistema de facturación electrónica
Descriptores:	Documentos equivalentes Tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S
Fuentes formales:	Artículo 616-1 del Estatuto Tributario Artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 Resolución DIAN No. 000042 del 2020

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria hace alusión a una visita de la autoridad tributaria y consulta sobre el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., específicamente sobre el “comprobante informe diario” expresando:

“(…) solicito concepto frente a la posibilidad de cumplir con lo señalado en la norma con los registros bajados de nuestro sistema, pues esta señala que deben estar a disposición de la autoridad competente (…)”.

Para empezar, se informa que los pronunciamientos emitidos por esta Subdirección, en su papel de autoridad doctrinaria nacional en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria en lo de competencia de la DIAN, son de carácter general y no se referirán a asuntos particulares o a los que escapen a la competencia orgánica y funcional de este Despacho, tal y como lo instaura el referido artículo 56.

Así, es preciso informar que el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., está previsto como un documento equivalente a la factura de venta en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 y es desarrollado por el numeral 1 del artículo 13 y el artículo 36 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020.

El citado artículo 36 dispone las características, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., indicando en el numeral 5 que los sujetos que opten por este documento equivalente deben:

“(…) 5. Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el «comprobante informe diario», por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS. El comprobante deberá contener la siguiente información:

a) Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;

b) Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;

c) Fecha y hora del comprobante;

d) Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico;

e) Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de Impuesto sobre las Ventas -IVA y/o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;

f) Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados por cada una de ellas;

g) Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:

1. Efectivo

2. Cheques

3. Tarjetas débito, tarjeta crédito

4. Ventas a crédito

5. Bonos

6. Vales

7. Otros, y

h) Valor total de lo registrado.

i) i) (sic) Inventario de máquinas registradoras y dispositivo usados para expedir el documento equivalente POS, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.

j) El «comprobante informe diario» deberá elaborarse en forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.

k) La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Nótese que la norma dispone expresamente que los sujetos que expiden el documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. deben elaborar al final del día el comprobante informe diario, el cual puede ser conservado de forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.

En este sentido, se precisa que es posible que el comprobante informe diario, por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente P.O.S. sea conservado físico o electrónico a efectos de ser exhibido a la autoridad tributaria cuando ella lo exija, debiendo cumplir con todos los requisitos dispuestos en el artículo 36 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 previamente expuestos.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad”-“Doctrina”- dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.