Forma de Llevar la Contabilidad en un Edificio Comercial
La contabilidad en un edificio comercial de 44 unidades debe cumplir con las normativas contables establecidas en el Código de Comercio y las disposiciones técnicas emitidas por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP).
A continuación, se presentan consideraciones clave sobre la consulta realizada.
Uso de Software Contable y Registro de Terceros
El uso de software contable licenciado es una práctica válida, siempre y cuando garantice el registro adecuado y detallado de las transacciones económicas. Sin embargo, es una buena práctica y recomendación del CTCP que la contabilidad incluya la identificación de los terceros involucrados en cada transacción.
El Código de Comercio en su artículo 50 establece que la contabilidad debe suministrar una historia clara, completa y fidedigna de los negocios. En este sentido, la omisión de la identificación de terceros puede afectar la transparencia y el control interno.
¿Es Obligatorio Llevar la Contabilidad con Identificación de Terceros?
No existe una norma que obligue a registrar las transacciones contables exclusivamente a través de terceros, pero sí se considera una mejor práctica contable. La identificación del tercero (proveedores, clientes, empleados, bancos, etc.) permite un mayor control interno y facilita la auditoría y revisión de los registros contables.
El Anexo 6 del DUR 2420 de 2015 indica que los comprobantes de contabilidad deben estar soportados en documentos que permitan la identificación de las transacciones individuales.
Cambio de Administrador y Contador: Implicaciones
Si un nuevo administrador o contador no acepta la contabilidad bajo el esquema actual, puede deberse a la ausencia de registros detallados por terceros. Aunque el método usado no sea ilegal, sí puede generar dificultades en la gestión financiera y administrativa del edificio.
Recomendaciones
- Incorporar la identificación de terceros en cada transacción para mejorar la trazabilidad y control interno.
- Utilizar el software contable de manera óptima, asegurando que refleje con precisión la realidad económica del edificio.
- Consultar con el CTCP o un experto contable en caso de dudas sobre la normatividad aplicable.
Si bien la contabilidad actual del edificio puede ser válida, es recomendable ajustarla a mejores prácticas para evitar inconvenientes futuros en auditorías o cambios administrativos.
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