¿Es posible anular una factura y elaborar otra posterior, sobre una misma operación?

OFICIO 917 (905444)
15-07-2022
DIAN

Bogotá, D.C.

Tema: Procedimiento tributario

Descriptores: Factura electrónica de venta

Retención en la fuente

Fuentes formales: Artículos 21-1,392 y 618 del Estatuto Tributario

Artículos 1, 5 y 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario plantea dos (2) situaciones concretas, las cuales, no obstante, comparten los mismos elementos fácticos, razón por la cual esta Subdirección únicamente se referirá a una de ellas:

“a) El Municipio de Villanueva suscribió el contrato de consultoría (…) con la Unión Temporal DISEÑOS VILLANUEVA (…)

b) El día 23 de diciembre de 2020, la Unión Temporal DISEÑOS VILLANUEVA, expidió la factura electrónica de venta (…)

c) El municipio de Villanueva arguye ‘Que la factura electrónica de venta (…) no fue allegada a la Secretaría de Hacienda del Municipio de Villanueva (…)’

d) La factura electrónica (…) emitida por la UNION TEMPORAL DISEÑOS VILLANUEVA se hizo con los datos e información contable necesaria para la emisión de dicha factura y (…) no fue rechazada (…)

(…)”. (Subrayado fuera de texto).

Con base en lo antepuesto, formula unos interrogantes, los cuales se atenderán cada uno a su turno, no sin antes advertir que los pronunciamientos de esta Subdirección son de carácter general y en ningún caso se referirán a asuntos particulares (cfr. artículo 56 del Decreto 1742 de 2020).

1.   “Teniendo en cuenta que la secretaría de Hacienda de Villanueva, no tuvo conocimiento de la factura electrónica de venta (...) ¿La unión temporal DISEÑOS VILLANUEVA debe expedir una nueva factura?”

En el Oficio 906987 – interno 1459 de noviembre 11 de 2020 se indicó:

“(…) siempre que el facturador haya puesto a disposición del adquirente en debida forma la factura electrónica de venta v/o documento equivalente (entrega de conformidad con la Resolución 000042 de 2020, incluyendo sus artículos 29 y 33, y demás normas concordantes), se entenderá que dicho facturador ha cumplido con su respectiva obligación de expedición”. (Subrayado fuera de texto).

Lo antepuesto, sin perjuicio de la obligación del adquiriente de exigir la factura y/o documento equivalente de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 29 del artículo 1° de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, en concordancia con lo señalado en el artículo 618 del Estatuto Tributario.

Así las cosas, a la luz de la mencionada Resolución DIAN No. 000042, en particular su artículo 29 (Expedición de factura electrónica de venta), el peticionario deberá evaluar en su caso particular si se entregó la factura electrónica de venta en los términos exigidos por la normativa aplicable, teniendo en cuenta que existen adquirentes que también son facturadores electrónicos como otros que no lo son.

Mientras la factura electrónica de venta no se entregue en los términos dispuestos por el artículo 29 ibídem, no se entiende cumplido el deber formal de su expedición, como fuera precisado en el Oficio 910038 – interno 101 de septiembre 20 de 2021:

“(…) la obligación de expedir la factura electrónica de venta, comprende que ésta ‘sea entregada al adquiriente de manera física o electrónica según el caso, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, acompañada del documento electrónico de validación’. Por lo tanto, si el facturador no entrega la factura al adquiriente en el momento de la operación de venta o prestación del servicio, está incumpliendo su obligación de expedir la factura electrónica de venta.

(…)

(…) la no expedición de la factura de venta, la cual incluye la entrega de la misma al adquiriente, hace acreedor al sujeto obligado a facturar de la sanción por no facturar (…)”. (Subrayado fuera de texto).

En efecto, el artículo 5 de la Resolución DIAN No. 000042 señala:

“Artículo 5. Obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. Es una obligación tributaria de carácter formal que deben cumplir los sujetos obligados a facturar, que comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con el TITULO VII de esta resolución”. (Subrayado fuera de texto).

Si eventualmente la factura electrónica de venta fue expedida en debida forma, el facturador electrónico no debe emitir una nueva por la misma operación económica, aunque así lo solicite el adquiriente, ya que se estaría ante una doble facturación.

Al respecto, resulta apropiado reiterar lo dispuesto en el Oficio No. 903781 de 2020:

“(…) la legislación tributaria ha explicado que la factura soporta la operación de venta y prestación de servicios, en este sentido esta Entidad con oficio No. 026375 de 2020, explicó:

‘En el tema de facturación, la normatividad tributaria casi no se pronuncia sobre la anulación de facturas. El artículo 615 del Estatuto Tributario establece la obligación de expedir factura; el artículo 617 ibídem establece los requisitos que debe contener. Con base en dichos artículos, la factura se expide como respaldo de la operación económica que realice la persona o entidad obligada a facturar y adicionalmente debe contener la fecha de su expedición’.

En el mismo sentido, la doctrina de esta Entidad en el oficio 074982 de 2000, a la pregunta ¿Es posible anular una factura y elaborar otra posterior, sobre una misma operación? respondió:

‘(…) Igualmente ha considerado el despacho que ‘expedida una factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación.

Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada porque implicaría que está facturando doblemente una misma operación, conducta que constituye una infracción a la normatividad tributaria.

(…)’

No puede aceptarse que por deposición de las partes, se vulneren las disposiciones relativas a la facturación, se anulen las facturas ya expedidas y se expidan otras que no consulten la realidad de la operación comercial.

El manejo administrativo interno de las empresas si bien es de su absoluta discreción debe adecuarse de tal manera que no vulnere las normas tributarias o las desconozca. Por ello, – se reitera -, al tenor de lo previsto en el artículo 615 del Estatuto Tributario la factura debe ser expedida al realizarse la operación y debe contener la fecha de la misma’.

En este sentido, la anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo. Sin embargo, no es posible anular la factura de venta cuando la operación de venta o prestación de servicio se efectúa y no se recibe el pago de la misma.

Tratándose de factura electrónica de venta, la Resolución 000042 de 2020 dispone en el artículo 30, que la anulación de la factura, en caso que proceda, se deberá efectuar mediante el uso de nota crédito, indicando:

‘(…) la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas’”.

2. “Es suficiente el argumento de no recibir la factura física, para desconocer una factura que fue aprobada por el municipio de Villanueva, teniendo en cuenta que la factura (…) es una factura electrónica?”

Por favor, tener en cuenta lo señalado en el punto anterior, en particular lo relacionado con la calidad del adquiriente.

Si el adquiriente no es facturador electrónico, es éste el llamado a indicar el medio a través del cual se le deberá entregar la factura electrónica, tal y como se señala en el numeral 2 del artículo 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020.

3. “En caso de ser aceptada la factura electrónica de venta (…) expedida en el año 2020 ¿Se deben practicar todos los descuentos tributarios ordenados por la Ley, sobre el pago a realizar en la presente vigencia?”

Como fuera señalado en el Concepto 095988 de diciembre 14 de 1998, “la retención en la fuente como mecanismo de recaudo del impuesto de renta se debe practicar sobre los pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir ingresos tributarios para el contribuyente del impuesto sobre la renta” (subrayado fuera de texto).

Lo antepuesto pone de presente que la obligación de efectuar la retención en la fuente también surge con el abono en cuenta (cfr. artículo 392 del Estatuto Tributario), sobre lo cual resulta apropiado tener en cuenta lo indicado en el Concepto 071432 de septiembre 11 de 1996:

“Abono en Cuenta. Cuando se registra en los libros de contabilidad una negociación u operación mediante la cual esta se reconoce aún cuando no se haya efectuado el pago.

Cuando se habla de ‘causación contable’ es porque el hecho económico se está reconociendo mediante su registro en los libros de contabilidad, aunque aún no se haya pagado, es decir se esta (sic) efectuando el ‘abono en cuenta’, en este evento la ‘causación contable’ se asimila o equipara con el ‘abono en cuenta’”. (Subrayado fuera de texto).

El antepuesto pronunciamiento debe leerse de manera armonizada con lo previsto en el artículo 211 del Estatuto Tributario; el cual, para efectos del impuesto sobre la renta, remite a los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia y toma en consideración la base contable de acumulación o devengo.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales