Información a entregar por parte del contador saliente.

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CONSULTA (TEXTUAL)

“Respetado Consejo Técnico de la Contaduría Pública:

Agradezco su amable colaboración para ayudarme a resolver una duda que me atañe y requiero de su
amable colaboración.

Tuve un cliente por 7 años el cual ahora me solicita entregarle toda su información ya que la sociedad se disolvió y el nuevo dueño quiere llevar su contabilidad con otro contador.

Quisiera saber qué información debo entregarle adicional a la que ya le entregué:

Me solicito su información física que ya le entregué
Libros de inventarios y balance, libro diario ya le entregué
Clave de la DIAN ya le entregué
Clave de la SHD ya le entregué
Estados de situación financiera y ERI de los 7 años”

Responsabilidad del contador público al terminar su contrato.

El CTCP acerca del tema planteado, y lo cual es aplicable para la consulta, en su concepto 2018-0678
manifestó:
“Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de
empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios.

En el proceso de empalme debe informarse entre otras cosas lo siguiente:

• Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de
  información contable);
• Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse
  (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre
  otros);
• Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus
  obligaciones formales;
• Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador
  externo relacionada con la entidad; y
• Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.

De acuerdo con lo anterior, no es adecuado que el contador público retenga los libros y soportes de contabilidad de la entidad (comprobantes de egreso, facturas de venta, facturas de compra, extractos
bancarios, declaraciones tributarias, recibos de caja, libros de contabilidad, entre otros), situación que podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores.

Otro asunto distinto es el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones por parte de quien contrata sus servicios, las cuales se entiende que se incorporan en el contrato.

Dentro de las funciones propias de los Contadores Públicos se encuentra la organización, revisión y control de contabilidades, llevándolas de conformidad con las normas que rigen la contabilidad en Colombia, los documentos contables de la entidad le pertenecen a la organización y no siempre son responsabilidad del contador, muchas veces los soportes contables son conservados por otras áreas como tesorería (comprobantes de egreso), cartera (facturas de venta y recibos de caja), inventarios (facturas de compra), entre otros.

Por ello, más que entregar los soportes, libros y otros documentos, lo que el CTCP recomienda al darse por terminado el contrato, es la entrega del cargo mediante un proceso de empalme con el nuevo contador o con el funcionario que designe la entidad contratante”.

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