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Normativa para la elaboración de libros contables en Colombia

La correcta elaboración de los libros contables en Colombia se rige por un marco normativo específico que garantiza la integridad y la precisión de la información financiera. Según el Código de Comercio, en su Título IV, Capítulo I, los libros y papeles del comerciante deben ajustarse a ciertos lineamientos establecidos.

Además, el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 Anexo 62 y las circulares emitidas por las entidades de inspección, vigilancia y control, como la Circular Básica Contable de la Superintendencia de Sociedades, ofrecen pautas claras para la correcta gestión contable.

¿Es obligatorio registrar los libros de contabilidad y de actas ante la DIAN u otra entidad similar en una propiedad horizontal residencial?

Si la propiedad horizontal es residencial, no existe una norma que obligue a registrar los libros de contabilidad y de actas ante la DIAN o alguna entidad similar. Por lo tanto, la copropiedad puede conservar estos libros en formato físico o digital, según sea más conveniente.

El manejo de estos registros contables se basa en una técnica de registro arraigada en la costumbre colombiana, en consonancia con lo dispuesto en el Código de Comercio y otros artículos legales relevantes, como los artículos 3 y 488 del mismo, los artículos 186 y 264 del Código General del Proceso, y los artículos 10 y 15 de la Constitución Política.

Esta integración normativa es crucial para garantizar la validez jurídica de la contabilidad y su valor probatorio, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario.

¿Cuáles son los requisitos para que la no presentación de los libros de contabilidad se considere un indicio en contra del contribuyente?

El artículo 781 del Estatuto Tributario (E.T.) establece que la no presentación de los libros de contabilidad puede ser considerada como un indicio en contra del contribuyente.

Obligatoriedad del uso de software contable para la generación de libros

A pesar de no existir una disposición normativa explícita que exija el uso obligatorio de un software contable específico o una herramienta de oficina, es vital que las entidades elijan una aplicación informática que se ajuste a sus necesidades de procesamiento de información y que cumpla con los marcos técnicos normativos vigentes en Colombia. 

En el Concepto 2019-05214, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública señaló la importancia de garantizar que los registros contables se realicen de acuerdo con las normativas vigentes.

Generación de libros de contabilidad desde un ERP con información en inglés

Cuando el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) genera la información en inglés bajo un único informe, existen dos opciones para su correcta elaboración en español, de manera que se mantenga la integridad de la información y se garantice el cumplimiento normativo:

a) Elaboración manual del libro mayor y balance jerarquizando: Esta metodología implica traducir al español y resumir las transacciones del periodo correspondiente, manteniendo la integridad de la información en la moneda funcional colombiana, el Peso Colombiano. Este informe debe reflejar con precisión los saldos anteriores, los movimientos débito y crédito y los nuevos saldos.

b) Firma del contador como revisión: Una vez realizada la elaboración manual mencionada anteriormente, el contador debe revisar minuciosamente la precisión de los datos y firmar el documento como un chequeo adicional para garantizar su exactitud.

Libros de contabilidad – Libros de contabilidad no requieren inscripción en el registro mercantil.

A partir de la expedición del Decreto 019 de 2012 las Cámaras de Comercio no cuentan con facultad para inscribir libros de contabilidad y de junta directiva.

Es imperativo destacar que, en ambos casos, el estricto cumplimiento de los marcos técnicos normativos y legales vigentes en Colombia es crucial para la validez de los registros contables. Además, la conservación adecuada de estos registros, independientemente del medio técnico utilizado, debe asegurar su reproducción exacta, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

Con base en los conceptos previamente expuestos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, se insta a las entidades a considerar detenidamente estas pautas normativas para mantener la integridad y validez de su información contable conforme a las regulaciones colombianas.

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