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Implementación del Documento Soporte en Operaciones Tributarias

En el entorno empresarial actual, resulta esencial comprender y cumplir con las normativas contables, tributarias y laborales vigentes. Una de las cuestiones cruciales es la implementación del documento soporte en transacciones fiscales y contables. En este contexto, analizaremos detalladamente las obligaciones concernientes al documento soporte de pago de nómina electrónica y al documento soporte de adquisiciones para sujetos no obligados a expedir factura.

Normatividad Relevante

Según lo estipulado en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el sistema de facturación electrónica se aplica no solo a operaciones de compra y venta, sino también a otros procesos como pagos de nómina y transacciones con no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).

El artículo 55 de la Resolución DIAN 000042 de 2020, en concordancia con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016, establece los requisitos y condiciones que debe cumplir el documento soporte de adquisiciones en transacciones con sujetos no obligados a emitir factura de venta.

Por su parte, la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 define el documento soporte de pago de nómina electrónica como un componente esencial para respaldar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), en el contexto de las relaciones laborales y pagos a pensionados.

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Documento soporte de pago de nómina electrónica.

La liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se paguen o abonen en cuenta por parte del empleador a los trabajadores debe ser incluida en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable.

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Obligaciones para la Generación del Documento Soporte

De acuerdo con la normativa vigente, los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que efectúan pagos derivados de relaciones laborales o pagos a pensionados.

Asimismo, los contribuyentes del régimen simple de tributación - SIMPLE deben generar el documento soporte en adquisiciones realizadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente para respaldar los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, tal como lo dispone la Resolución DIAN No. 000042 de 2020.

Normatividad:

Normativa	Descripción
Parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario	Aplicabilidad del sistema de facturación electrónica a diversas operaciones, incluyendo compras, ventas, pagos de nómina, exportaciones e importaciones.
Artículo 55 de la Resolución DIAN 000042 de 2020	Requisitos y condiciones para el documento soporte de adquisiciones en transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta.
Artículo 771-2 del Estatuto Tributario y artículos 1.6.1.4.12. y 1.6.1.4.13. del Decreto 1625 de 2016	Estipulaciones para el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.
Resolución DIAN No. 000013 de 2021	Definición y características del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Artículo 4 de la Resolución DIAN	Sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo.
Artículo 903 y 907 del Estatuto Tributario	Exclusión de los contribuyentes del régimen simple de tributación – SIMPLE de la obligación de implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Conclusión

La correcta implementación del documento soporte en las operaciones tributarias es crucial para el cumplimiento normativo y la transparencia contable. Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como el documento soporte de adquisiciones representan herramientas fundamentales para respaldar las transacciones y garantizar la integridad fiscal de las entidades.

En este sentido, es imperativo que las organizaciones y contribuyentes comprendan y cumplan con las obligaciones establecidas por la normativa vigente, asegurando la generación y transmisión adecuada de los documentos soporte, en consonancia con los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

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