Pérdida de libros por fallecimiento del contador.

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Veleros Hotel Boutique.

CONSULTA (TEXTUAL)

Buenas tardes el presente correo es para solicitar información sobre el caso de una entidad, a la cual se le extravió toda la información contable desde el ano 2019, esto por causa de muerte del contador publico quien llevaba la contabilidad.

Solicitamos orientación ante esta situación que se debe realizar o ante que entidad se debe interponer la denuncia

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

Los pasos a seguir para el evento consultado que se le recomiendan son:

Informar del fallecimiento del contador, directamente a la UAE-Junta Central de Contadores como autoridad disciplinaria de la profesión contable y la encargada del registro, inspección y vigilancia de los contadores y entidades prestadoras de servicios contables, con el fin que cancele de oficio la inscripción al registro profesional correspondiente.
Denunciar la perdida, extravió o destrucción de los libros y papeles de contabilidad ante la Policía Nacional o ante la fiscalía general de la Noción.
Reconstruccion inmediata de los libros (debió hacerse dentro de los seis meses siguientes a su perdida), tal como de manera expresa lo menciona el anexo 6 del DUR 2420 de 2015 – Normas sobre Sistema Documental:

Articulo 18. Perdida y reconstrucción de los libros.

El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la perdida, extravió o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su perdida, extravió o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.