Procedimiento para la reconstrucción de la información del registro de socios o accionistas que se extravío en una S.A.S.

PETICIÓN

Conocer el procedimiento para la reconstrucción de la información del registro de socios o accionistas que se extravío en una S.A.S. El libro se encontraba registrado ante la Cámara de Comercio.
En caso de no poder recuperar la información y por ende realizar la reconstrucción del libro de registro de socios o accionistas, ¿cuál es el paso a seguir por parte de la sociedad S.A.S?
¿Qué consecuencias recaen sobre la sociedad S.A.S y el representante legal en caso de no poderse reconstruir el Libro de registro de socios o accionistas?”

En lo atinente con la conservación, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros societarios, debemos recurrir al Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, Anexo 6, Título III, artículos 17 y 18 que a la letra señalan:

ARTÍCULO. 17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS.

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia
relacionada con sus operaciones. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

ARTÍCULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS.

El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la
constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”

Es preciso tener en cuenta que la conservación de los libros por parte del liquidador por el término de cinco (5) años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, va aparejado con lo
dispuesto en el artículo 256 del Código de Comercio, donde se consagra que las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco años a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

SS-220-041328