¿Qué Implica que el Software Contable no sea Propiedad de tu Empresa? Riesgos y Soluciones.

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¿La contabilidad de tu empresa se gestiona a través del software personal de tu contador o administrador? Esta práctica, aunque común, conlleva implicaciones legales y riesgos importantes que merecen atención. Este artículo explora las responsabilidades, los posibles problemas ante la desvinculación del profesional, y las mejores estrategias para proteger los intereses de tu empresa.

Responsabilidades Clave de Contadores y Administradores

La Ley 43 de 1990, el Código de Ética del IESBA y la Ley 222 de 1995 definen claramente las obligaciones de contadores y administradores, incluyendo la confidencialidad, el cumplimiento normativo, la correcta preparación de la información financiera y, crucialmente, la garantía de acceso a dicha información para la empresa. Si bien la administración es responsable de la información financiera y puede delegar tareas al contador, la custodia de los datos debe residir en la empresa, sin que los profesionales puedan retenerla. La Junta Central de Contadores supervisa la labor de los contadores públicos en Colombia, siendo la entidad a la cual recurrir ante irregularidades.

¿Qué Sucede al Retirarse el Contador o Administrador?

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido conceptos (678 de 2018, 275 de 2020 y 003 de 2025) que recomiendan la elaboración de un informe de empalme al finalizar los servicios. Este informe debe detallar el estado actual de la contabilidad, ajustes pendientes, impuestos por liquidar, evidencia para auditoría y otros aspectos relevantes del contrato. Si bien esto protege al profesional, la empresa sigue vulnerable al no poseer el software contable, enfrentando desafíos para la continuidad de sus registros.

Riesgos Significativos para la Empresa

Cuando el software contable pertenece al contador o administrador, la empresa se expone a:

• Pérdida de control de datos: La empresa podría perder acceso inmediato a su información contable ante la salida o decisión del profesional.
• Actualizaciones y soporte limitados: La falta de disponibilidad del profesional para actualizar el software puede generar errores por incumplimiento normativo.
• Riesgo de pérdida de datos: La ausencia de un sistema de respaldo propio o la desalineación con las políticas de protección de datos empresariales aumentan la probabilidad de pérdida de información vital.
• Dificultad en la toma de decisiones oportunas: La falta de acceso inmediato a la información contable obstaculiza decisiones comerciales, de gestión de proveedores y de cartera, afectando la estrategia corporativa.

Recomendaciones Esenciales para Empresas, Contadores y Administradores

Aunque el uso de software propio por parte del profesional sea habitual, la propiedad del software contable por la empresa es la opción más recomendable. Si esto no es posible, es crucial asegurar herramientas adecuadas, seguras y un acceso oportuno a la información para la empresa. Considera estas recomendaciones:

• Adquirir un software contable de propiedad de la empresa: Esto otorga control total sobre la información financiera y la gestión.
• Optar por un software con respaldo y soporte técnico: Un proveedor confiable asegura actualizaciones normativas y asistencia continua.
• Establecer un contrato claro: Un acuerdo formal define responsabilidades sobre el uso del software y la gestión de la información.
• Incorporar una cláusula específica en el contrato: Si se utiliza el software del contador o administrador, detalla responsabilidades, entregables y el proceso de empalme al finalizar el contrato.

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