Registro contable de incapacidades asumidas por la ARL.

El manejo contable de los reembolsos efectuados por las Aseguradoras de Riesgos Laborales (ARL) plantea dudas frecuentes, especialmente en lo relacionado con el reconocimiento de las prestaciones económicas y los aportes a la seguridad social (salud y pensión) correspondientes al empleador.

Este artículo, elaborado con el respaldo de «Póngasealdía».- CP Óscar Jaramillo Toro, brinda claridad sobre cómo registrar estas transacciones de manera adecuada según los lineamientos legales y técnicos vigentes.

La ARL debe reembolsar al empleador las prestaciones económicas y los aportes a la seguridad social derivados de una incapacidad laboral. Contablemente, este reembolso se registra como un menor o mayor valor del gasto o de la cuenta por cobrar, dependiendo de cómo se haya reconocido inicialmente el pago.

Aspectos claves a considerar

Obligación de las ARL
- Cubrir las incapacidades laborales por accidentes de trabajo o enfermedades profesionales desde el primer día hasta el día 180.
- Reembolsar al empleador:
  - Salarios pagados al trabajador incapacitado.
  - Aportes a seguridad social (salud y pensión) del periodo correspondiente.
Registro contable del reintegro
- Como menor o mayor valor del gasto:
  - Aplica si el pago de las incapacidades al trabajador se registró como gasto en la contabilidad.
- Como menor o mayor valor de la cuenta por cobrar:
  - Aplica si el pago al trabajador se reconoció inicialmente como una cuenta por cobrar a la ARL.
- No se reconoce como ingreso:
  - Evita contabilizar el reembolso como un ingreso, ya que no representa una ganancia operativa.
Soporte normativo
- Decreto 1295 de 1994: Regula la obligación de las ARL en el pago de prestaciones económicas.
- Concepto CTCP 2023-0276: Proporciona lineamientos para el reconocimiento contable de estas transacciones.

Tabla explicativa con ejemplo

Situación	Registro inicial	Reintegro por parte de la ARL	Tratamiento contable
El empleador pagó la incapacidad como gasto	Gasto (Cuenta 51XX)	Reintegro recibido por ARL	Reducir el gasto en la cuenta correspondiente
El empleador reconoció el pago como cuenta por cobrar	Cuenta por cobrar (Cuenta 13XX)	Reintegro recibido por ARL	Reducir el saldo de la cuenta por cobrar

Preguntas frecuentes sobre la idea principal

Pregunta	Respuesta
¿Qué incluye el reembolso que realiza la ARL?	Salarios pagados al trabajador incapacitado y aportes a seguridad social.
¿Cómo se debe registrar el reembolso contable?	Como menor o mayor valor del gasto o cuenta por cobrar, según corresponda.
¿Se puede registrar el reintegro como ingreso?	No, ya que no constituye una ganancia operativa para la entidad.
¿Qué norma regula el pago de incapacidades por la ARL?	El Decreto 1295 de 1994.
¿Cuál es la guía técnica para este registro contable?	El concepto 2023-0276 del CTCP proporciona los lineamientos adecuados.

Por que hay que afiliar a los trabajadores a una ARL

Afiliar a los trabajadores a una Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL) es una obligación legal en Colombia que tiene como propósito principal garantizar la protección de los empleados frente a los riesgos derivados de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Esta afiliación es esencial por las siguientes razones:

1. Protección para los trabajadores

Cobertura de accidentes de trabajo: Brinda atención médica, prestaciones económicas y rehabilitación en caso de un accidente laboral.
Enfermedades laborales: Garantiza diagnóstico, tratamiento y compensación económica en casos de enfermedades relacionadas con el trabajo.

2. Cumplimiento legal

Normatividad vigente: Según el Sistema General de Riesgos Laborales (Ley 1562 de 2012 y Decreto 1295 de 1994), todos los empleadores deben afiliar a sus trabajadores a una ARL desde el inicio de la relación laboral.
Sanciones por incumplimiento: La no afiliación puede generar multas económicas significativas, demandas laborales y responsabilidad directa del empleador en caso de accidentes o enfermedades laborales.

3. Responsabilidad compartida

Reducción de costos para el empleador: La ARL asume el costo de las prestaciones económicas y médicas derivadas de riesgos laborales, lo que disminuye la carga financiera del empleador en estos casos.
Prevención de riesgos: Las ARL ofrecen programas y capacitaciones para minimizar la ocurrencia de accidentes laborales, mejorando las condiciones de trabajo y la productividad.

4. Beneficios adicionales

Capacitaciones: Las ARL brindan talleres y asesorías sobre salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
Evaluaciones de riesgo: Identificación de peligros en el entorno laboral para implementar medidas preventivas.

Ejemplo práctico

Situación	Con ARL	Sin ARL
Un trabajador sufre un accidente grave	La ARL cubre los costos médicos y prestaciones económicas.	El empleador debe asumir todos los gastos médicos y legales.
Se identifica una enfermedad profesional	La ARL brinda tratamiento y compensación.	El empleador enfrenta demandas legales y costos elevados.

Preguntas frecuentes sobre la afiliación a una ARL

Pregunta	Respuesta
¿Es obligatoria la afiliación de trabajadores a una ARL?	Sí, es un requisito legal para todos los empleadores en Colombia.
¿Qué cubre la ARL en caso de accidente laboral?	Atención médica, rehabilitación, prestaciones económicas y pensión por invalidez o sobrevivientes.
¿Qué pasa si no afilio a mis empleados?	El empleador asume todos los costos y puede enfrentar sanciones económicas y legales.
¿Los independientes deben afiliarse?	Sí, los trabajadores independientes con riesgos laborales deben afiliarse por ley.
¿Qué servicios de prevención ofrece una ARL?	Capacitaciones, evaluaciones de riesgos y recomendaciones para mejorar la seguridad laboral.

Conclusión

Afiliar a los trabajadores a una ARL es un acto de responsabilidad social y legal que protege a los empleados y al empleador frente a riesgos laborales. «Póngasealdía».- CP Óscar Jaramillo Toro puede asesorarte para garantizar el cumplimiento normativo y la gestión adecuada de la seguridad laboral en tu empresa.

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