Requisitos de la factura electrónica de venta.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

OFICIO Nº 575 [903701]

13-05-2022

DIAN

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-575

Bogotá, D.C.

Tema:			Procedimiento tributario
Descriptores:			Requisitos de la factura electrónica de venta
Fuentes formales:			Artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Resolución DIAN No. 000042 de 2020

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario comenta: “se han visto facturas electrónicas en empresas de servicios comunitarios en las que el “Valor Deuda” sí aparece en la representación gráfica, pero no aparece en el XML validado por la DIAN”. Teniendo en cuenta lo anterior, se consulta textualmente:

“¿Acaso el VrDeuda es un valor que no debe aparecer en la factura y/o en la rep (sic) gráfica? ¿Por qué?, ¿Es válido reportar en XML un valor y en la representación gráfica que se le entrega al adquiriente sea otro diferente? Y ¿Cuál es el concepto contable que indica que esa situación es la que se aplica?”

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:

En relación con su primer interrogante, es pertinente remitirse a los numerales 8 y 9 del artículo 11 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 – requisitos de la factura electrónica de venta – donde se precisa:

“ARTÍCULO 11. REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así:

(…)

8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta

(…)”.

Así las cosas, teniendo en cuenta la normativa antes expuesta, este Despacho considera que cada contribuyente, de acuerdo con su modelo de negocio, es autónomo para codificar y describir los bienes que vende o los servicios que presta, así como para reflejar el valor del servicio que presta y/o de los bienes que enajena, siempre que en todo caso, (i) se cumpla a cabalidad con los requisitos y condiciones establecidos en la Ley, el reglamento y en el Anexo Técnico de la factura electrónica de venta – versión 1.8., y (ii) se refleje la realidad de la operación económica.

Adicionalmente, si en la factura de servicios comunitarios expedida electrónicamente se requiere incluir otros conceptos relacionados con el valor del servicio, se informa que la factura electrónica de venta incluye campos extensibles capaces de incorporar información adicional a la señalada para efectos tributarios, según las necesidades de los obligados a facturar (cfr. artículo 72 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y numerales 17 y siguientes del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta – versión 1.8.).

Ahora bien, el parágrafo 1º del artículo 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 respecto a la representación gráfica señala:

“(…) PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15 y 18 del artículo 11 de esta resolución.

(…)”.

De igual manera, frente a la representación gráfica de la factura electrónica de venta, es pertinente resaltar que la misma no corresponde a la factura de venta en sí misma, puesto que es la información consignada en el formato XML la que tiene valor legal. Sobre este punto, el numeral 9.2. del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. explica:

“La Representación Gráfica. La representación gráfica puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del OFE; como la generación está en formato XML, entonces cualquier herramienta informática de conversión de este formato a .pdf, .docx, u otros formatos digitales será suficiente para cumplir con lo previsto en la normatividad vigente. (…) La representación gráfica debe incluir el código QR en todas las páginas de los formatos digitales y de la impresión en papel de la factura electrónica. La representación gráfica siempre será “una representación, una imagen” de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN. Esto significa que el documento electrónico siempre será el que tenga valor legal para las autoridades nacionales. Si cualquier persona requiere validar la autenticidad de una representación gráfica, entonces deberá acceder al sitio web que la DIAN disponga para ello, activar el hiperenlace, diligenciar los campos de información, disparar el botón de Validación, y comparar lo que le muestra la respuesta devuelta por el sistema de facturación electrónica de la DIAN con lo que le exhibe la representación que tiene a la mano, y proceder en consecuencia. Si la información difiere, podrá denunciar el hecho a la DIAN, porque puede tratarse de un documento apócrifo, sin validez legal, y que podría ser la evidencia de una acción que amerita ser investigada fiscalmente, con las implicaciones comerciales, administrativas y penales que se deriven por la infracción del Estatuto Tributario”. (Subrayado fuera de texto).

Así las cosas, al ser la representación gráfica “una representación, una imagen de la información consignada en el formato XML de los perfiles de transacciones comerciales para la DIAN”, la información contenida en esta no puede contradecir la consignada en el formato XML.

Finalmente, respecto de su último interrogante se le informa que este será remitido al Consejo Técnico de la Contaduría Pública para que se pronuncie en el marco de su competencia por tratarse de un asunto en materia contable.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.