¿Sabía usted que el plazo para emitir documentos electrónicos de reservas gestionadas mediante Global Distribution System (GDS) es de 48 horas?

Obligación de Facturar y Sistema de Factura Electrónica

A partir del pronunciamiento se desarrolla el concepto de la obligación de facturar y el uso del Sistema de Factura Electrónica, con énfasis en la generación del documento equivalente electrónico para tiquetes de transporte aéreo.

1. Contexto Normativo

La DIAN realizó una adición al Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022. Este pronunciamiento actualiza aspectos relevantes sobre los documentos equivalentes electrónicos, en especial para los tiquetes o billetes de transporte aéreo.

Normatividad Base	Descripción
Decreto 1742 de 2020	Regula el Sistema de Facturación Electrónica, incluyendo los documentos equivalentes.
Resolución 000165 de 2023	Establece el calendario y lineamientos para implementar el documento equivalente electrónico.
Resolución 000119 de 2024	Adiciona un parágrafo sobre los plazos de generación del documento electrónico para reservas realizadas a través de GDS (Global Distribution System).
Decreto 1625 de 2016, Art. 1.6.1.4.6	Define los sujetos obligados a facturar y los documentos aplicables, incluyendo tiquetes aéreos electrónicos.

2. Principales Cambios Introducidos

Aspecto Modificado	Antes del Pronunciamiento	Después del Pronunciamiento
Plazos para la generación del documento	No se especificaban tiempos claros para reservas gestionadas vía GDS.	Se establecen 48 horas desde la reserva para emitir y transmitir el documento equivalente electrónico.
Territorialidad en la emisión de documentos	Existía ambigüedad sobre operaciones fuera del territorio nacional.	La obligación aplica indistintamente del lugar donde se efectúe la operación (puntos físicos o digitales).
Flexibilidad en el modelo operativo	Los procesos operativos de las aerolíneas con GDS no estaban claramente alineados con las exigencias de la DIAN.	Se reconoce la interacción de los sujetos obligados con sistemas globales y se ajustan los tiempos de reporte.

3. Elementos Clave de la Obligación

3.1. Generación del Documento Electrónico

La DIAN aclara que los sujetos obligados deben emitir el documento equivalente electrónico en las siguientes condiciones:

Independencia del lugar: Aplica para operaciones dentro y fuera del territorio colombiano.
Tiempos de reporte: Para reservas gestionadas a través de GDS, el plazo es de 48 horas desde la reserva.

3.2. Características del Sistema GDS

El Global Distribution System es una plataforma global utilizada por aerolíneas para gestionar reservas. Dado que no reporta en tiempo real, los documentos equivalentes electrónicos se generan a partir de la información consolidada al día siguiente de la reserva.

3.3. Implicaciones Operativas

Las aerolíneas y agencias deben garantizar que sus sistemas permitan la generación y transmisión dentro de los plazos establecidos.
La validación por parte de la DIAN asegura la conformidad del documento con la normativa vigente.

4. Ejemplo Práctico

Caso: Una aerolínea internacional opera tanto en Colombia como en otros países. Un cliente reserva un tiquete desde Londres hacia Bogotá mediante un portal web que utiliza GDS.

Reserva: La transacción se realiza en un sistema GDS, registrando los datos del pasajero y el pago.
Generación del Documento: Dentro de las 48 horas siguientes, la aerolínea emite el documento equivalente electrónico del tiquete.
Transmisión: El documento se envía a la DIAN para su validación, asegurando el cumplimiento normativo.

5. Conclusiones

El pronunciamiento de la DIAN establece directrices claras sobre:

La universalidad de la obligación de facturar, independiente del lugar de venta.
La adaptación de plazos para sistemas complejos como el GDS, armonizando requisitos tributarios y operaciones globales.
La relevancia de garantizar la trazabilidad y validez de las operaciones electrónicas en tiempo y forma.

Esto promueve la transparencia y simplificación tributaria en un sector tan dinámico como el transporte aéreo.

Pronunciamientos de la DIAN

Pronunciamiento	Descripción
Concepto Unificado No. 0106 de 2022	Establece lineamientos generales sobre la obligación de facturar y el Sistema de Factura Electrónica.
Resolución 000165 de 2023	Define los plazos y modalidades para la implementación del documento equivalente electrónico.
Resolución 000119 de 2024	Introduce el plazo de 48 horas para generar documentos en operaciones realizadas a través de GDS.
Adición al Concepto 0106 mediante Concepto 963 de 2024	Aclara la universalidad de la obligación de facturar, sin importar el lugar o el medio de las operaciones.
Interacción con IATA y GDS	Reconoce los desafíos operativos y establece ajustes que alinean la normativa con las prácticas globales.

Aspectos importantes

Aspectos importantes	Desarrollo de cada aspecto
Obligación de facturar	Aplica a todas las operaciones de venta de bienes y servicios realizadas por sujetos obligados, sin excepciones geográficas.
Generación de documento equivalente electrónico	Establece que este debe emitirse tanto en puntos físicos como digitales, dentro o fuera del país.
Plazos para reservas realizadas a través de GDS	Introduce un periodo de 48 horas para emitir el documento equivalente en reservas gestionadas mediante sistemas de distribución global.
Compatibilidad operativa	Se ajusta la normativa para alinearse con los procesos operativos de las aerolíneas, como el uso de GDS e interacciones con IATA.
Trazabilidad y validación	La transmisión electrónica de documentos garantiza la validez fiscal y el cumplimiento con los estándares normativos de la DIAN.

Antes y después del pronunciamiento

Aspecto	Antes del Pronunciamiento	Después del Pronunciamiento
Aplicación territorial	Existían dudas sobre si la obligación de facturar aplicaba en ventas fuera del territorio nacional.	Se aclara que la obligación aplica a todas las operaciones, sin importar ubicación física o digital.
Gestión de reservas vía GDS	No se contemplaban los tiempos adicionales requeridos por estos sistemas para generar documentos electrónicos.	Se introducen plazos de 48 horas para garantizar la generación y transmisión del documento.
Interacción con normativas globales	Las regulaciones no se adaptaban del todo a los sistemas de distribución global de aerolíneas.	Reconoce la interacción con IATA y adapta los tiempos de reporte a las dinámicas de GDS.
Procedimientos de facturación	Los sujetos obligados enfrentaban dificultades operativas por tiempos limitados.	Se otorgan flexibilidad y claridad sobre los requisitos, alineando normativa nacional e internacional.

Normatividad

Normatividad	Descripción
Decreto 1742 de 2020	Regula el Sistema de Facturación Electrónica, incluyendo los documentos equivalentes.
Resolución 000165 de 2023	Define plazos y procedimientos para implementar el documento equivalente electrónico.
Resolución 000119 de 2024	Ajusta los plazos para operaciones con GDS, permitiendo hasta 48 horas para generar y transmitir documentos.
Decreto 1625 de 2016	Establece las disposiciones generales sobre la facturación en Colombia.
Concepto Unificado No. 0106 de 2022	Proporciona las bases legales y operativas sobre la obligación de facturar y el Sistema de Facturación Electrónica.

Ejemplo práctico

Supongamos que la aerolínea «Vuelos Globales S.A.» realiza una venta de un tiquete de Bogotá a Miami a través de una plataforma GDS.

Reserva: Un cliente compra un tiquete mediante un sistema GDS, registrando los detalles de su vuelo.
Generación del Documento: En las siguientes 48 horas, la aerolínea emite el documento equivalente electrónico según los lineamientos establecidos.
Transmisión a la DIAN: El documento es enviado y validado electrónicamente, cumpliendo con las normativas de facturación.

Este proceso asegura la trazabilidad y el cumplimiento de las normas tributarias nacionales.

Preguntas frecuentes

#	Pregunta	Respuesta
1	¿Qué es el documento equivalente electrónico para tiquetes aéreos?	Es un comprobante tributario emitido electrónicamente que sustituye la factura de venta para ciertos servicios.
2	¿Qué plazo se tiene para generar el documento en reservas GDS?	Se cuenta con 48 horas desde la reserva para emitir y transmitir el documento.
3	¿Aplica la obligación de facturar en ventas realizadas fuera de Colombia?	Sí, aplica para operaciones en puntos físicos y digitales ubicados dentro o fuera del territorio nacional.
4	¿Qué ocurre si no se genera el documento equivalente electrónico?	Puede haber sanciones por incumplimiento de las obligaciones tributarias definidas por la DIAN.
5	¿Cómo se valida el documento equivalente ante la DIAN?	Se transmite electrónicamente al sistema de la DIAN para asegurar su validez y trazabilidad.