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Consulta sobre la entrega de información contable al cambiar de administración

Una copropiedad solicitó orientación sobre la entrega de información contable cuando se cambia la empresa de administración, que utilizaba un software contable de propiedad de terceros. En este caso, la nueva administración solicitó la copia de seguridad del software SISCO, utilizado por la administración anterior, para garantizar la continuidad de los registros contables. Sin embargo, la administración anterior no entregó la copia argumentando que el software es propiedad de la empresa que lo gestionaba.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) se pronunció sobre este tipo de casos, aclarando que si el software contable pertenece al contador o a la empresa que presta los servicios, la entidad usuaria no puede exigir la entrega de un respaldo del software, a menos que el contrato de servicios lo especifique.

Sin embargo, los soportes contables y documentos derivados de los registros realizados en dicho software pertenecen a la copropiedad y deben ser entregados.

Tabla de aspectos importantes

Aspectos importantes	Desarrollo de cada aspecto
Propiedad del software contable	El software utilizado para procesar la información contable, en este caso SISCO, es propiedad de la empresa de administración, por lo que no están obligados a entregar una copia de seguridad.
Entrega de información contable	Los soportes y documentos generados a partir del uso del software son propiedad de la copropiedad y deben ser entregados para la continuidad del proceso contable.
Contrato de prestación de servicios	La obligación de entregar el backup o los documentos debe estar estipulada en el contrato entre la copropiedad y la empresa prestadora de servicios contables.

Comparación: Antes y después del pronunciamiento del CTCP

Antes del pronunciamiento	Después del pronunciamiento	Cambios principales
Se consideraba que la copropiedad tenía derecho a exigir la copia de seguridad del software.	El CTCP aclaró que no es obligación entregar el backup del software si este es propiedad ajena.	La entrega de los libros contables y soportes está obligada, pero no la copia de seguridad del software.

Normatividad

Normatividad	Descripción
Ley 43 de 1990	Regula la profesión de la Contaduría Pública en Colombia, estableciendo responsabilidades y procedimientos.
Ley 1314 de 2009	Regula las normas de contabilidad e información financiera en Colombia, incluyendo las obligaciones de las empresas y contadores.
Decreto Reglamentario 2023-0452	Establece que el software contable no es obligación de entrega si no es propiedad de la entidad, salvo que lo estipule el contrato.

Ejemplo práctico

En una copropiedad, la empresa «Administra S.A.» usaba el software contable «SISCO», propiedad de dicha empresa, para procesar la contabilidad del edificio. Tras un cambio de administración, la nueva empresa solicitó el backup del software para continuar con los registros contables. Sin embargo, la anterior administración se negó a entregarlo, argumentando que el software es de su propiedad. La CTCP indicó que la entrega del software no es obligatoria, pero los documentos contables generados sí deben ser entregados, lo que permite la recuperación de la información financiera.

Preguntas frecuentes

#	Pregunta	Respuesta
1	¿Es obligatorio entregar el software contable al cambiar de administración?	No, el software es propiedad de la empresa que lo licenció, y no está obligada a entregar un backup, salvo que el contrato lo exija.
2	¿Qué documentos contables debe entregar la administración anterior?	Deben entregar los libros, soportes y comprobantes contables generados, ya que estos son propiedad de la copropiedad.
3	¿Qué normatividad regula la entrega de documentos contables en Colombia?	La entrega de documentos está regulada por la Ley 43 de 1990 y la Ley 1314 de 2009, además de los decretos reglamentarios.
4	¿Qué sucede si no se estipula en el contrato la entrega de la copia de seguridad del software contable?	Si no está estipulado, la empresa no tiene la obligación de entregar un respaldo del software utilizado.

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