Empleador debe reconstruir los archivos laborales extraviados o destruidos y no trasladar la carga al trabajador

La Corte Constitucional ha protegido los derechos de seguridad social y vida digna de una trabajadora, ordenando a su antiguo empleador pagar el valor que Colpensiones indique por el cálculo actuarial relacionado con un periodo en el cual no fue afiliada al sistema de seguridad social. Este pago permitirá a Colpensiones evaluar la procedencia de su pensión de vejez.

El tribunal estableció que, en casos de omisión en la afiliación, es el empleador quien debe asumir el costo del cálculo actuarial. Si, en cambio, el empleador afilió al trabajador pero no pagó a tiempo los aportes, y la administradora de pensiones no cobró, se presentaría el fenómeno del allanamiento a la mora, lo que implica que las semanas no pagadas deben contarse como válidas.

Además, la Corte aclaró que la responsabilidad de cuidar y custodiar los archivos laborales recae en los empleadores y administradoras de pensiones, no en los trabajadores. Si los archivos se extravían o destruyen, los empleadores están obligados a reconstruirlos sin trasladar esta carga a los empleados.

Aspectos importantes

Aspectos importantes	Desarrollo de cada aspecto
Omisión en la afiliación	El empleador debe realizar el pago del cálculo actuarial para que se validen las semanas omitidas y garantizar los derechos.
Allanamiento a la mora	Si la administradora no cobra los aportes en mora, se deben contabilizar los periodos como cotizados válidos.
Responsabilidad del empleador en la documentación	Los empleadores deben reconstruir los archivos laborales si se extravían o destruyen, sin trasladar esta carga al trabajador.

Normatividad

Normatividad	Descripción
Cálculo actuarial para omisión de afiliación	Herramienta financiera que permite validar las semanas no cotizadas por omisión del empleador.
Allanamiento a la mora	Proceso donde los periodos no pagados son contabilizados si la administradora de pensiones no cobra aportes.
Responsabilidad del empleador en la custodia laboral	El empleador debe custodiar y reconstruir los archivos laborales, no el trabajador.

Preguntas frecuentes

#	Pregunta	Respuesta
1	¿Qué ocurre si el empleador no afilia al trabajador?	El empleador deberá pagar el cálculo actuarial para validar las semanas omitidas y garantizar las prestaciones del trabajador.
2	¿Qué es el allanamiento a la mora?	Es cuando la administradora de pensiones no cobra los aportes debidos, lo que obliga a contabilizar esos periodos como cotizados.
3	¿Quién es responsable de reconstruir los archivos laborales extraviados?	Los empleadores y las administradoras de pensiones, no el trabajador, son responsables de custodiar y reconstruir los archivos laborales.

Comparativa antes y después del pronunciamiento

Antes del pronunciamiento	Después del pronunciamiento
No estaba claro si el empleador debía reconstruir archivos extraviados o si esa responsabilidad recaía en el trabajador.	Se establece que la responsabilidad de reconstruir los archivos laborales recae únicamente en el empleador y las administradoras.

Ejemplo práctico

Una trabajadora laboró entre 1982 y 1984 sin estar afiliada a la seguridad social. Colpensiones detectó esta omisión y, para corregir el historial laboral, el empleador fue obligado a pagar un cálculo actuarial que cubriera esas semanas. Tras realizar el pago, Colpensiones estudió la procedencia de la pensión y, finalmente, aprobó la pensión de vejez de la trabajadora.