¿Sabía usted que los papeles de trabajo del contador son considerados documentos privados y solo pueden divulgarse con autorización del cliente?

14 octubre, 2024 admin Comercial, Contable 0

Uso y Disposición de los Papeles de Trabajo del Contador Público

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) se pronuncia sobre el uso de los papeles de trabajo elaborados por el contador en el marco de sus funciones contables para la presentación de los estados financieros de una sociedad. La consulta surge por la necesidad del contador de utilizar estos documentos como elementos probatorios en un proceso penal en su contra. El CTCP plantea dos enfoques principales en relación con la custodia de los documentos contables:

Custodia por parte del contador: Según el Código de Comercio, los documentos contables y sus soportes son propiedad de la empresa, y el contador no puede asumir la custodia de ellos, ya que esto podría perjudicar a la sociedad.
Custodia por parte de la empresa: El contador debe solicitar autorización a la administración de la empresa para acceder a los documentos si necesita usarlos en un proceso legal. Los papeles de trabajo son considerados documentos privados sometidos a reserva, y solo pueden ser divulgados con autorización del cliente y del contador, o en casos previstos por la ley.

Aspectos Importantes

Aspecto	Desarrollo
Propiedad de los documentos	Los documentos contables son propiedad de la empresa, según el Código de Comercio.
Custodia del contador	El contador no debe asumir la custodia de los documentos para no poner en riesgo a la empresa.
Acceso a documentos	El contador necesita autorización de la empresa para utilizar los documentos en su defensa legal.
Reserva de los papeles de trabajo	Los papeles de trabajo son documentos privados y solo pueden ser divulgados con autorización o por mandato legal.

Normatividad

Normatividad	Descripción
Código de Comercio, Art. 55	Obliga a los comerciantes a conservar los comprobantes contables, que son de su propiedad.
Ley 43 de 1990, Art. 45	El contador no debe exponer al usuario de sus servicios a riesgos injustificados.
Ley 43 de 1990, Art. 64	Los papeles de trabajo del contador son documentos privados y están sometidos a reserva.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Quién es el propietario de los documentos contables?
La empresa o comerciante es el propietario de los documentos contables y sus soportes.

2. ¿Puede el contador retener los papeles de trabajo?
No, el contador no puede asumir la custodia de los documentos sin autorización, ya que esto podría perjudicar a la empresa.

3. ¿Qué debe hacer el contador para acceder a los documentos en caso de necesidad legal?
Debe solicitar autorización a la administración de la empresa para acceder a la información contable.

También te puede interesar

Pronunciamiento	Descripción
Concepto 54321	Aclaraciones sobre la propiedad de los soportes contables.
Concepto 12345	Instrucciones sobre el manejo de documentos contables en procesos judiciales.
Concepto 67890	Explicaciones sobre la custodia de documentos en el ejercicio contable.

Comparativa: Antes y Después del Pronunciamiento

Aspecto	Antes del Pronunciamiento	Después del Pronunciamiento
Custodia de documentos	No quedaba claro quién debía custodiar los documentos contables.	Se aclara que la empresa es la propietaria de los documentos.
Acceso a la información	Existían dudas sobre cómo el contador podría usar los papeles de trabajo.	Se requiere autorización de la empresa para acceder a los documentos.
Papel del contador	No se especificaba la reserva de los documentos.	Se establece que los papeles de trabajo son privados y reservados.