Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Concepto No 313 de 2024

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) Debido a los altos volúmenes requeridos, la gran cantidad de oficinas que posee a nivel nacional; así como la alta rotación del personal que se presenta durante el año, y con el propósito de obtener grandes descuentos por volumen de parte de sus proveedores debido a los valores tan representativos de la compras; una sociedad opta por realizar al inicio de cada año (en enero) las compras anticipadas de uniformes para la dotación al personal, dotación que por ley debe entregar cada que contrata personal nuevo que así lo requiere y/o cada cuatro meses (abril, agosto y diciembre); igualmente, al tener múltiples oficinas para atención a sus diferentes clientes a nivel nacional, opta también por comprar anticipadamente los elementos de aseo y cafetería; los cuales, en cumplimiento de lo establecido en la Sección 13 (la sociedad en cuestión aplica el marco normativo de la NIIF para PYMES), los reconoce dentro del rubro de inventarios bajo el concepto de suministros (elementos consumibles), y en la medida en que realiza los correspondientes consumos de los elementos de aseo y cafetería, y entrega la dotación a los empleados, baja dichas partidas del inventario y las reconoce dentro del estado de resultados del periodo en el cual se presentan los consumos.

Pregunta: ¿Es correcto el tratamiento como inventarios por tratarse de elementos requeridos para el consumo posterior por parte de la compañía, o se deben reconocer como gastos pagados por anticipado por tratarse de compras realizadas de forma anticipada, para ser registradas posteriormente dentro del estado de resultados vía consumos de las mismas? (…)”.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

De acuerdo con lo previsto en la Sección 13 – Inventarios, en cuanto a su reconocimiento, los inventarios son activos:

“ (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o

(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios”.

En este sentido, ni la dotación al personal ni los elementos de aseo y cafetería cumplen con esta definición.

Por otro lado, respecto a la dotación al personal, estas se enmarcan en lo establecido en la Sección 28 – Beneficios a empleados, como una contraprestación:

“28.1 Los beneficios a los empleados comprenden todos los tipos de contraprestaciones que la entidad proporciona a los trabajadores, incluyendo administradores y gerentes, a cambio de sus servicios. (…)

28.3 Una entidad reconocerá el costo de todos los beneficios a los empleados a los que éstos tengan derecho como resultado de servicios prestados a la entidad durante el periodo sobre el que se informa: (…)

(b) Como un gasto, a menos que otra sección de esta Norma requiera que el costo se reconozca como parte del costo de un activo tales como inventarios o propiedades, planta y equipo. (…)”.

Ahora bien, tomando en cuenta que la entidad adquiere anticipadamente la dotación para entregarla cuando se configure la obligación legal, como menciona el peticionario, la entidad debe evaluar la materialidad del hecho económico. Con base en el juicio de la gerencia, puede establecer una política contable que, para propósitos de control, reconozca estos valores en una cuenta separada de naturaleza de activo, por ejemplo: “otros activos” o “activos no financieros”, y determine cómo amortizarlos a medida que se realice la entrega de la dotación.

“Materialidad o importancia relativa

2.6 La información es material—y por ello es relevante—, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, juzgada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. Sin embargo, no es adecuado cometer, o dejar sin corregir, desviaciones no significativas de la NIIF para las PYMES, con el fin de conseguir una presentación particular de la situación financiera, del rendimiento financiero o de los flujos de efectivo de una entidad. (…)

Del mismo modo, la entidad deberá evaluar la relevancia de las compras anticipadas de elementos de aseo y cafetería, y establecer una política contable que defina si estas son susceptibles de diferirse en el tiempo y cómo su consumo se reconocerá en el estado de resultados.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Tratamiento Contable de Inventarios y Gastos Pagados por Anticipado

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en el Concepto No 313 de 2024 aborda el tratamiento contable que debe darse a las compras anticipadas de uniformes para dotación del personal, así como a los elementos de aseo y cafetería en el marco normativo de las NIIF para PYMES. Se aclara si estos deben reconocerse como inventarios o gastos pagados por anticipado.

Resumen

El CTCP aclara que, de acuerdo con la Sección 13 de las NIIF para PYMES, los inventarios son aquellos activos que se destinan a la venta, a la producción o son consumibles en el proceso de producción o prestación de servicios. En el caso planteado, los uniformes para el personal y los elementos de aseo y cafetería no cumplen con esta definición, ya que no están destinados a la venta ni a la producción.

Por otro lado, el CTCP sugiere que los uniformes para la dotación del personal deben clasificarse bajo la Sección 28 – Beneficios a empleados, ya que constituyen una contraprestación que la entidad otorga a los trabajadores por sus servicios. Este costo debe reconocerse como un gasto cuando se realice la entrega de la dotación, salvo que otra norma indique lo contrario.

Finalmente, el CTCP plantea que, debido a la materialidad de las compras anticipadas, la entidad puede establecer una política contable que reconozca estos activos en una cuenta separada, como “otros activos”, y proceder a su amortización a medida que se realicen los consumos o entregas.

Aspectos importantes

Aspectos importantes	Desarrollo de cada aspecto
Definición de inventarios según la Sección 13	Los inventarios son activos destinados a la venta o al consumo en el proceso de producción o prestación de servicios.
Beneficios a empleados bajo la Sección 28	Los uniformes para el personal deben tratarse como beneficios a empleados, reconociéndose como un gasto cuando se entregan a los trabajadores.
Materialidad y política contable para compras anticipadas	Las compras anticipadas de uniformes y elementos de aseo deben evaluarse en función de su materialidad, permitiendo su reconocimiento en cuentas separadas y amortización.

Comparativa antes y después del pronunciamiento

Aspecto	Antes del Pronunciamiento	Después del Pronunciamiento
Tratamiento de las compras anticipadas	No se especificaba si las compras de uniformes y suministros debían ser reconocidas como inventarios o gastos.	Se aclara que deben considerarse beneficios a empleados o otros activos según su naturaleza.
Clasificación de los uniformes como inventarios	Los uniformes podían considerarse parte de los inventarios en el proceso de reconocimiento contable.	Los uniformes deben tratarse como gastos y reconocerse al momento de su entrega al empleado.
Política contable para el reconocimiento de activos	No había una guía clara sobre cómo manejar las compras anticipadas en la contabilidad.	Se permite establecer una política contable que permita reconocer y amortizar estos activos en cuentas separadas.

Normatividad

Normatividad	Descripción
Sección 13 de las NIIF para PYMES	Define qué se considera inventarios: activos destinados a la venta o consumibles en la producción o prestación de servicios.
Sección 28 de las NIIF para PYMES	Regula los beneficios a empleados, como los uniformes, que se reconocen como un gasto al momento de su entrega.
Ley 43 de 1990 y Ley 1314 de 2009	Proporcionan el marco legal para la contabilidad y la regulación de normas financieras en Colombia.
Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011	Regula los efectos de los conceptos emitidos por el CTCP, incluyendo los plazos y formalidades para la respuesta de consultas técnicas.

Ejemplo práctico

Supongamos que una empresa adquiere 100 uniformes en enero para entregar a sus empleados en abril. Según el CTCP, estos uniformes no se reconocen como inventarios porque no son para la venta, sino como un beneficio a empleados. La empresa podría reconocerlos en una cuenta separada, como «otros activos», y amortizarlos cuando se entreguen en abril, registrando ese gasto en el estado de resultados del periodo.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

#	Pregunta	Respuesta
1	¿Deben los uniformes reconocerse como inventarios?	No, los uniformes deben reconocerse como beneficios a empleados y no como inventarios.
2	¿Cómo se deben manejar las compras anticipadas de elementos de aseo?	Se pueden clasificar como otros activos y amortizarse a medida que se consuman.
3	¿Qué papel juega la materialidad en este tipo de compras?	La materialidad ayuda a decidir si estas compras deben reconocerse como activos o gastos, en función de su importancia en la contabilidad.
4	¿Qué norma regula el reconocimiento de beneficios a empleados en las NIIF para PYMES?	La Sección 28 de las NIIF para PYMES regula el reconocimiento de beneficios a empleados, incluyendo la dotación de uniformes.

Este concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública ayuda a aclarar cómo deben manejarse las compras anticipadas de uniformes y suministros, promoviendo una contabilidad más clara y ajustada a las NIIF para PYMES.