¿Sabía usted que puede utilizar otros documentos si no tiene un certificado de retención en la fuente?

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En esta sentencia, el Consejo de Estado aclara que, para aquellos que llevan contabilidad bajo el sistema de causación, el derecho a deducir las retenciones en la fuente depende de que el ingreso que las origina sea causado en el mismo período fiscal en el que se practica la retención. Este principio permite la correlación entre el ingreso, la retención y el impuesto a lo largo del mismo período contable.

Además, el artículo 381 del Estatuto Tributario establece que el agente retenedor debe emitir un certificado anual de retención, aunque también permite que el beneficiario del pago solicite un certificado individual para cada operación sujeta a retención. En caso de que no se expida dicho certificado, el contribuyente puede utilizar otros documentos como sustituto, siempre y cuando estos contengan la información requerida por la norma.

Finalmente, se concluye que aunque el certificado de retención en la fuente es el medio especial para probar la retención, no es el único. Otros documentos pueden servir como prueba, siempre y cuando cumplan con los requisitos mínimos establecidos en la legislación.

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Tabla de aspectos principales

Aspectos importantes	Desarrollo de cada aspecto
Deducción de retenciones en el sistema de causación	Para quienes aplican el sistema de causación, la deducción de retenciones se vincula a la causación del ingreso y el impuesto en el mismo período fiscal.
Certificación de retenciones	El agente retenedor debe emitir un certificado anual, pero el beneficiario puede solicitar certificados por cada operación de retención.
Sustitución de certificados de retención	Si el agente retenedor no emite el certificado, pueden utilizarse otros documentos como prueba, siempre que cumplan los requisitos legales.

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Tabla comparativa antes y después del pronunciamiento

Aspecto	Antes del pronunciamiento	Después del pronunciamiento
Prueba de retención en la fuente	Solo se consideraba el certificado de retención como prueba válida para deducir la retención.	Otros documentos pueden sustituir al certificado si cumplen los requisitos legales mínimos.
Certificación de retenciones	Solo se expedía un certificado anual obligatorio.	El beneficiario puede solicitar certificados individuales por cada operación.
Deducción de retenciones	No se aclaraba el vínculo entre la retención y la causación del ingreso en el mismo período.	Se establece que la retención debe estar correlacionada con el ingreso en el mismo período fiscal.

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Normatividad

Normatividad	Descripción
Estatuto Tributario, Artículo 381	Obliga al agente retenedor a emitir un certificado anual de retención en la fuente y permite la solicitud de certificados por cada operación individual.
Sentencia de 31 de mayo de 2012	Aclara que es posible sustituir el certificado de retención por otros documentos, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos mínimos establecidos por la ley.
Sistema de causación	Para deducir retenciones, el ingreso que las genera debe causarse en el mismo período fiscal en el que se practica la retención.

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Ejemplo práctico

Ejemplo: Una empresa recibe un pago de un cliente sujeto a retención en la fuente. El agente retenedor no emite el certificado de retención. En este caso, la empresa puede sustituir ese certificado utilizando una copia de la factura emitida al cliente, siempre que en esta consten todos los datos requeridos por la norma, como la ciudad donde se practicó la retención, el monto y el concepto del pago sujeto a retención, y la firma del agente retenedor.

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Preguntas frecuentes

#	Pregunta	Respuesta
1	¿Es obligatorio emitir un certificado anual de retención en la fuente?	Sí, según el artículo 381 del Estatuto Tributario, el agente retenedor debe emitir un certificado anual de las retenciones practicadas.
2	¿Puedo solicitar un certificado de retención por cada operación?	Sí, el beneficiario del pago puede solicitar al agente retenedor que expida un certificado por cada acto u operación en la que se practicó la retención.
3	¿Qué hacer si no recibo el certificado de retención?	Puede utilizar la factura o documento de pago, siempre que este contenga los datos exigidos por la norma para sustituir el certificado de retención.
4	¿Qué requisitos deben cumplir los documentos que sustituyen al certificado de retención?	Deben incluir datos como el año gravable, nombre o razón social del agente retenedor, NIT, monto total, concepto del pago y firma del agente retenedor.
5	¿Cómo se correlaciona la retención con el ingreso para deducirla en el sistema de causación?	La retención solo puede deducirse si el ingreso que la genera se realiza o causa en el mismo período fiscal.

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