El documento del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) responde a una consulta sobre una situación en una propiedad horizontal donde el administrador saliente no entrega la contabilidad completa, y el nuevo administrador debe continuar con la gestión financiera.

Puntos clave del concepto CTCP 2025-0003:

Responsabilidad del nuevo administrador:
- Puede emitir estados financieros al 31 de diciembre de 2024 siempre que pueda certificar que los saldos contables están debidamente soportados y reflejan fielmente las transacciones del período.
- Debe verificar que los saldos usados sean consistentes y estén soportados con documentación verificable.
Obligaciones del administrador saliente:
- Tiene la obligación legal de entregar la contabilidad, tanto en físico como en digital.
- La contabilidad pertenece a la propiedad horizontal, no al administrador.
- La retención de información puede obstaculizar las funciones del nuevo administrador.
Recomendaciones del CTCP:
- La copropiedad debe contar con su propio software contable, no depender del software personal del administrador.
- En los contratos debe especificarse claramente que todos los libros y soportes son propiedad de la copropiedad y deben ser entregados en todo caso.
Acción ante irregularidades:
- Si hay inconsistencias, deben documentarse y reportarse a la asamblea de copropietarios o al consejo de administración, conforme a la Ley 675 de 2001.

Lineamientos para la Entrega y Gestión Contable en Propiedades Horizontales

En los procesos de cambio de administración dentro de una propiedad horizontal, uno de los aspectos más críticos y sensibles es la entrega adecuada de la contabilidad. De acuerdo con el concepto 2025-0003 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), el administrador saliente está obligado a entregar todos los libros y soportes contables, tanto físicos como digitales.

Esta obligación no es optativa, sino una exigencia legal basada en normas contables y jurídicas de obligatorio cumplimiento.

Cuando la administración entrante no recibe esta información de manera completa y oportuna, se compromete la transparencia financiera y la capacidad del nuevo equipo de gestión para certificar estados financieros fiables.

El administrador que asume el cargo tiene la responsabilidad de garantizar que los saldos contables reflejados correspondan fielmente a las transacciones del período. Esto implica una revisión detallada de los soportes disponibles y, si hay irregularidades, su documentación y notificación ante la asamblea de copropietarios o consejo de administración.

📌 Ejemplo práctico:

Imaginemos que el administrador saliente finaliza su gestión en junio de 2024 y entrega únicamente un balance de prueba impreso y un reporte de cartera, sin entregar respaldo digital ni acceso al software contable. El nuevo administrador comienza su periodo el 1 de julio de 2024. En este caso, si desea emitir estados financieros al 31 de diciembre del mismo año, deberá partir de los saldos entregados y registrar ingresos y gastos nuevos. Sin embargo, solo podrá certificar dichos estados si logra respaldar y verificar la información entregada, pues de lo contrario estaría expuesto a sanciones o cuestionamientos legales y éticos.

✅ Recomendaciones clave:

La propiedad horizontal debe contar con su propio software contable y no depender del software del administrador.
Se debe incluir en los contratos de prestación de servicios la cláusula sobre la propiedad de los libros y archivos contables.
El administrador entrante debe revisar y validar toda la información contable antes de emitir cualquier certificación financiera.
En caso de irregularidades, debe reportarlas ante los órganos de control internos.

📚 Tabla de Normatividad Aplicable

Norma	Descripción	Aplicabilidad
Ley 675 de 2001, Art. 51	Define las funciones del administrador, incluyendo llevar la contabilidad.	Obligatoria para todas las propiedades horizontales.
Ley 43 de 1990	Regula la profesión contable en Colombia.	Establece criterios de certificación y responsabilidad del contador.
Ley 1314 de 2009	Establece las normas de información financiera y aseguramiento.	Aplica a todos los entes económicos en Colombia.
Ley 222 de 1995	Regula los estados financieros y la responsabilidad de su certificación.	Aplica al administrador como representante legal.
Ley 1437 de 2011, Art. 28	Regula el efecto de los conceptos emitidos por organismos técnicos.	Define el alcance del concepto CTCP.

❓ Preguntas frecuentes (FAQ)

Pregunta	Respuesta
¿Qué debe entregar el administrador saliente?	Todos los libros contables, soportes, archivos y acceso a la información, tanto en físico como en digital.
¿Puede el nuevo administrador emitir estados financieros sin la contabilidad completa?	Solo si puede verificar y respaldar adecuadamente los saldos contables utilizados.
¿Qué hacer si el software contable era del administrador anterior?	La copropiedad debe adquirir su propio software y asegurarse de que toda la información sea entregada al finalizar el contrato.
¿Qué consecuencias hay si no se entrega la contabilidad?	Se pueden generar impedimentos legales, sanciones y pérdida de confianza institucional.

Ctcp-0003-Pongasealdia