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El documento del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) aborda la validez legal de los estados financieros firmados con firmas escaneadas o sobrepuestas en Colombia.

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¿Son válidos los estados financieros con firmas escaneadas o sobrepuestas?

Respuesta: No hay una norma que prohíba expresamente su uso, pero su validez depende del cumplimiento de los principios de autenticidad, integridad y no repudio.

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Puntos clave:

• No están prohibidas por ley, ya que el principio general del derecho colombiano es que lo que no está prohibido, está permitido (Artículo 6º de la Constitución).
• Las firmas escaneadas no equivalen a firmas electrónicas ni digitales, que sí están reguladas por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015.
• Para que una firma (electrónica o no) sea válida, debe:
  • Permitir identificar al firmante.
  • Garantizar la integridad del documento.
  • Ser aceptada por las partes involucradas.
• El uso de firmas escaneadas no garantiza estos requisitos, lo que podría comprometer la validez del documento en procesos legales o auditorías.
• En Colombia, los estados financieros deben ser firmados por el representante legal, contador y, si aplica, el revisor fiscal (Ley 222 de 1995), pero la forma de la firma no está regulada con total rigidez.

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Conclusión:

Aunque no son inválidas automáticamente, las firmas escaneadas no son recomendadas para documentos como estados financieros, debido a la baja seguridad que ofrecen. Lo ideal es usar firmas digitales certificadas, que sí tienen respaldo legal pleno.

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📄 Análisis Ampliado del Concepto CTCP 2025-0057

Tema: Validez de firmas escaneadas o sobrepuestas en estados financieros certificados y dictaminados
Fecha: 4 de marzo de 2025
Entidad: Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) – Colombia

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📌 1. Contexto de la Consulta

Un ciudadano pregunta si es válido firmar estados financieros utilizando firmas escaneadas o sobrepuestas, argumentando que:

• Son fácilmente suplantables ❌
• No hay mecanismos claros de autenticación ⚠️
• No garantizan veracidad ni integridad 📉

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📚 2. Marco Normativo Aplicable

Ley / Decreto	Contenido relevante
Ley 527 de 1999	Regula el uso de mensajes de datos, firmas electrónicas y digitales 📧
Decreto 1074 de 2015	Desarrolla lo anterior en el marco comercial 📜
Ley 222 de 1995	Establece la obligación de firma de estados financieros por parte de ciertos roles 👤
Constitución Política (Art. 6)	Todo lo que no esté prohibido por ley está permitido ⚖️

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✅ 3. Principales Conclusiones del CTCP

• 🔓 No hay prohibición expresa: El uso de firmas escaneadas no está prohibido por ley.
• ⚖️ Validez condicional: Su aceptación depende de que se cumplan ciertos principios jurídicos.
• 🔐 Firma digital vs escaneada: Las firmas escaneadas no ofrecen los mismos niveles de seguridad ni autenticidad.

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🧩 4. Comparación: Firmas Escaneadas vs Firmas Electrónicas/Digitales

Característica	Firma Escaneada 🖼️	Firma Electrónica/Digital 🔐
Forma de uso	Imagen copiada/pegada	Clave, token, código, certificado
Seguridad	Baja	Alta
Autenticidad	No verificable	Verificable
Validez jurídica directa	Depende del contexto	Reconocida en la Ley 527 de 1999
Integridad del documento	No garantizada	Garantizada con métodos criptográficos
Riesgo de suplantación	Alto	Muy bajo

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🧠 5. Principios Clave para la Validez Jurídica

Principio	Descripción
Autenticidad	Identifica a la persona que firma 🧍
Integridad	Garantiza que el documento no ha sido modificado 🧾
No repudio	Evita que el firmante niegue su participación 📌

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🧪 6. Ejemplo Práctico

Situación: Una empresa presenta sus estados financieros ante la DIAN, firmados por su contador y representante legal con firmas escaneadas.

Posibles escenarios:

🔹 Escenario A – Firma escaneada sin validación adicional

• Riesgo de rechazo por falta de autenticidad.
• Difícil de probar en auditoría.

🔹 Escenario B – Firma electrónica certificada con token

• Altamente confiable y válida.
• Cumple con la ley y los principios de autenticidad e integridad.

Resultado recomendado: Usar firma digital/electrónica certificada ✅

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❓ 7. Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Puedo usar una firma escaneada para firmar estados financieros?

👉 Sí, pero bajo riesgo, ya que no es el método más seguro ni garantiza autenticidad.

2. ¿Es ilegal usar una firma escaneada?

👉 No. La ley no prohíbe su uso, pero tampoco lo respalda plenamente.

3. ¿Cuál es la mejor opción para firmar estados financieros?

👉 La firma digital certificada, porque es segura, válida legalmente y reconocida por la ley.

4. ¿Qué pasa si uso una firma escaneada y hay un litigio?

👉 Podrías tener problemas para probar que tú firmaste ese documento. Hay riesgo de impugnación.

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📝 Recomendaciones Finales

• Evita usar firmas escaneadas en documentos críticos (como estados financieros).
• Si no puedes usar firma digital, documenta muy bien el proceso de firma y guarda evidencia.
• Implementa sistemas de firma electrónica certificados por entidades autorizadas

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