Soporte de gastos correspondientes a dotación de elementos adquiridos por el contribuyente -empleador - al por mayor para almacenar.

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Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta por el documento soporte de pago de nómina electrónica exponiendo particularidades de un caso específico, las cuales se abordarán de manera general de acuerdo con la competencia orgánica y funcional de este Despacho, tal y como lo instaura el referido artículo 56 y con base en dos supuestos hipotéticos generales, a saber:

I. Soporte de gastos correspondientes a dotación de elementos adquiridos por el contribuyente -empleador- al por mayor para almacenar.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, el documento soporte objeto de estudio está definido así:

Documento soporte de pago de nómina electrónica:

Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios ( ), derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado . (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Al respecto, la doctrina vigente de esta Entidad (cfr. Oficio 908125 interno No. 1268 de 2021) ha considerado que la normativa que rige este documento electrónico no diferencia la modalidad en la que se efectúa dicho pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción ( , según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie.

En consecuencia, prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar (Subrayado fuera de texto).

Nótese que la normativa y doctrina vigente determinan que son los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectúa el empleador -contribuyente del impuesto sobre la renta- al trabajador, los que deberán soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica, siempre que estos requieran ser tomados por dicho contribuyente como costo o deducción.

Los empleadores que requieran soportar los gastos efectuados en razón a adquisiciones realizadas al por mayor de productos que integran la dotación de sus empleados con derecho a dicha prestación (en los términos del artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo), deberán, a efectos de generar el documento soporte objeto de estudio, incluir el reporte correspondiente de este pago o abono en cuenta cuando estos elementos se asignen, entreguen o se hagan efectivos a cada uno de los trabajadores.

Dian-1046-1